Wszystkie dokumenty organizacji muszą być odpowiednio przechowywane. Przejrzysty system pozwala błyskawicznie znaleźć odpowiednią kartkę papieru. Niektóre rodzaje dokumentów mają swoje własne zasady przechowywania, na przykład dla zamówień.
Niezbędny
teczki, pudełka, papier, komputer
Instrukcje
Krok 1
Utwórz dziennik zamówień, w którym będą rejestrowane wszystkie zamówienia dla organizacji. Czasopismo musi być koniecznie oprawione i ponumerowane, co wyklucza dopisy lub usuwanie stron.
Krok 2
Czasopismo musi zawierać określone kolumny. Przybliżona zawartość kolumn może być następująca: kolumna, w której wskazany jest numer wpisu w zamówieniu, kolumna z datą zamówienia, kolumna z podsumowaniem zamówienia, kolumna z numerem zamówienia, kolumna, w której pracownik zostawia ślad po zapoznaniu się z tym zleceniem. Dodatkowo można dodać kolumnę wskazującą lokalizację zamówienia (foldery lub pudełko).
Krok 3
Wszystkie zamówienia należy posortować w foldery: zamówienia dotyczące przyjmowania i zwalniania pracowników (zamówienia personelu), zamówienia odzwierciedlające zachęty dla pracowników, wysyłanie ich w podróże służbowe i wakacje, zamówienia odzwierciedlające główne działania organizacji. Jeśli zamówienia mają doskonałe okresy przechowywania, tworzone są dla nich osobne foldery.
Krok 4
System przechowywania zamówień musi być przejrzysty, usystematyzowany i zapewniać ciągłość numerów nadawanych zamówieniom. Jest to szczególnie ważne, gdy zamówienie jest wycofywane do pracy. Zaleca się wykonanie kserokopii zajętego zlecenia, aby uniknąć nieporozumień.
Krok 5
Wszystkie zamówienia muszą być wydrukowane na papierze firmowym organizacji. W takim przypadku pieczęć na zamówieniu nie jest wymagana. Jeśli zamówienie jest wydrukowane na zwykłym arkuszu papieru, musi na nim znajdować się pieczęć organizacji.
Krok 6
Jeśli przedsiębiorstwo przyjęło elektroniczny system przechowywania zamówień, musi być jednolity w całej organizacji. Pracownicy, którzy mają prawo złożyć swój podpis na tych dokumentach, muszą mieć dostęp do zamówień elektronicznych. Bardzo wygodne jest w tym przypadku zastosowanie EDS (elektroniczny podpis cyfrowy). W każdym przypadku zaleca się wydrukowanie dziennika zamówień.
