Nikt nie jest bezpieczny przed spóźnieniem. I nawet najbardziej rygorystyczny szef działu personalnego może znaleźć się w sytuacji, w której będziesz musiał nie tylko wymagać od innych, ale także sam napisać notatkę wyjaśniającą. Funkcjonariusze ds. personelu znają oczywiście zasady sporządzania takiego dokumentu i chętnie dzielą się z czytelnikami humorystycznych stron najbardziej niesamowitymi opcjami wyjaśniającymi. Ale konsekwencje dla takich spóźnialskich są z reguły najpoważniejsze, więc zachowaj ostrożność podczas sporządzania noty wyjaśniającej.
Instrukcje
Krok 1
Najpierw zastanów się nad przyczyną spóźnienia, postaraj się sformułować ją w taki sposób, aby menedżer nie miał żadnych wątpliwości. Powód musi być jednoznacznie uzasadniony, jeśli nie chcesz otrzymać postępowania dyscyplinarnego. Przygotuj dowody wyjaśniające twoje spóźnienie i potwierdzające prawdziwość twoich oświadczeń. Może to być zaświadczenie z przychodni lub np. kopia wezwania do sądu.
Krok 2
Sporządź dokument w prostej formie pisemnej, ale zgodnie z podstawowymi wymaganiami GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”. W niektórych organizacjach istnieją gotowe jednolite formularze dla różnych rodzajów objaśnień. W takim przypadku poproś pracownika działu HR o dostarczenie próbki do sporządzenia własnej notatki.
Krok 3
W prawym górnym rogu arkusza wpisz dane adresata w formacie „do kogo”. Dokumenty wewnętrzne zgodnie z regulaminem pracy biurowej kierowane są do kierownika przedsiębiorstwa. Dlatego tutaj należy podać jego stanowisko, imię organizacji, nazwisko i inicjały. Następnie wpisz tytuł dokumentu „Nota wyjaśniająca”, umieszczając go na lewej krawędzi arkusza. Pod tytułem podaj datę dokumentu. W treści notatki podaj późną datę i godzinę. Opisz przyczyny incydentu i wymień załączone dokumenty. Wpisz swój tytuł, podpisz i odszyfruj podpis w nawiasach.
