Nota wyjaśniająca to dokument informacyjny do użytku służbowego, sporządzany przez podwładnego i adresowany do bezpośredniego przełożonego. Z reguły noty wyjaśniające zawierają informacje faktyczne wyjaśniające działanie pracownika sprzeczne z dyscypliną pracy. Tak więc pracownik, który nie pojawia się w pracy z powodu choroby, musi sporządzić odpowiednią notatkę dla kierownika.
Instrukcje
Krok 1
Tworząc notę wyjaśniającą, należy pamiętać, że jej tekst może być dowolny, ale ogólny projekt musi być zgodny z ogólnie przyjętym standardem. Sprawdź w dziale księgowości firmy, czy organizacja ma jakieś specjalne wymagania dotyczące takich dokumentów. Zapytaj, czy musisz zarejestrować notatkę.
Krok 2
Na białej kartce formatu A4 (jeśli firma ma standardowy formularz noty wyjaśniającej, użyj go) wpisz lub napisz odręcznie w nagłówku (tytule) stanowisko i imię i nazwisko kierownika, do którego adresowane jest pismo wyjaśniające, wprowadź swoje dane poniżej w tym samym formacie. Na środku arkusza wpisz nazwę dokumentu: Nota wyjaśniająca, a następnie przystąp do wypełniania części głównej.
Krok 3
W pierwszej części wzmianki należy podać składnik faktyczny sprawy, a mianowicie nieobecność w zakładzie pracy takiego a takiego numeru (lub od takiego a takiego do takiego a takiego). W drugiej części opisz przyczynę naruszenia dyscypliny pracy: pójście do lekarza, wezwanie karetki pogotowia w domu, hospitalizacja i tak dalej. Podaj nazwę choroby. Zgodnie z normami etycznymi nie trzeba wchodzić w szczegóły, ale musi występować ogólna nazwa, np. infekcja wirusowa, przewlekła choroba przewodu pokarmowego, choroba autoimmunologiczna, nowotwór.
Krok 4
Zanotuj na końcu zwolnienia chorobowego, że dołączono dokumenty potwierdzające twoje słowa (zwolnienie chorobowe). Jeżeli przyczyną nieobecności w miejscu pracy była choroba dziecka, do noty wyjaśniającej dołącz również jego zwolnienie chorobowe. W przypadku, gdy wymagany dokument nie jest dostępny, opisz przyczynę braku zwolnienia lekarskiego i wskaż datę przekazania tego arkusza do działu księgowości. Dołącz numer i odręczny podpis na notatce, nawet jeśli sam tekst został wpisany na komputerze. Pokaż notatkę sekretarzowi, gdzie zostanie mu przypisany numer rejestracyjny.
