Procedurę wydawania zamówień dla przedsiębiorstwa określa instrukcja pracy biurowej. Jednocześnie księgowanie i przechowywanie tych dokumentów prowadzi się w specjalnej księdze ewidencyjnej zamówień, która musi być obecna w każdej organizacji.
Instrukcje
Krok 1
Utwórz rejestr zamówień. W dużych przedsiębiorstwach robi to osobny urzędnik, małe firmy wyznaczają do tych celów osobę odpowiedzialną. Możesz skorzystać zarówno z zatwierdzonej formy księgi rejestracyjnej, jak i opracowanej niezależnie.
Krok 2
Utwórz okładkę dziennika zamówień. Powinien być wykonany z gęstego materiału, aby arkusze zamówień nie marszczyły się podczas przechowywania. Należy zauważyć, że dokumenty te muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat.
Krok 3
Napisz na okładce nazwę firmy, tytuł książki i kropkę. W zależności od częstotliwości wystawiania zleceń w organizacji, dziennik rejestracji można obliczyć za miesiąc, kwartał lub rok. Rewers okładki zawiera informacje o osobie odpowiedzialnej za utrzymanie i przechowywanie dokumentu.
Krok 4
Wybierz jeden ze sposobów przechowywania zamówień w księdze rejestracyjnej. Można je wkleić w książkę lub włożyć z segregatorem. Druga opcja jest preferowana w przypadku, gdy musisz otrzymać jedno z zamówień i zrobić jego kopię. Wszystkie zamówienia muszą być ułożone w porządku chronologicznym. Niektóre firmy pozostawiają numery zapasowe, które mogą być potrzebne do przetwarzania zamówień z mocą wsteczną. Jednak ta metoda jest nielegalna, więc nie powinieneś jej nadużywać.
Krok 5
Opracuj wspólny formularz dla zamówień korporacyjnych. Z reguły jest to papier firmowy, w którego górnej części znajdują się wstępnie przygotowane dane przedsiębiorstwa: nazwa, adres i informacje rejestracyjne.
Krok 6
Wydaj zamówienie. Wpisz jego numer i datę kompilacji. Następnie wymyśl tytuł, który powinien pokrótce odpowiedzieć na pytanie „o czym?” Tekst główny składa się z oświadczenia o podstawie zamówienia oraz części administracyjnej. Na końcu umieszczany jest podpis kierownika lub innej upoważnionej osoby.
Krok 7
Następnie zamówienie jest sporządzane w księdze rejestracyjnej zamówień. Jeśli dokument dotyczy pracowników przedsiębiorstwa, na przykład powstaje prowizja, osoby te powinny zauważyć, że przeczytały zamówienie i złożyły swój podpis.
