Akta osobowe to cały tom dokumentów dla pracownika, które zawierają niezbędne dane osobowe pracownika oraz dane dotyczące jego stażu pracy. Akta osobowe prowadzone są indywidualnie dla każdego pracownika, w osobnym folderze. Aby akta osobowe pracownika umożliwiały wygodne usystematyzowanie informacji o pracowniku, obowiązują pewne zasady jej tworzenia.
Instrukcje
Krok 1
Pamiętaj, że akta osobowe są przymusowo prowadzone tylko dla pracowników instytucji użyteczności publicznej, wszyscy pozostali pracodawcy decydują o prowadzeniu spraw osobistych według własnego uznania. Jednocześnie w przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu akt osobowych pracowników dokumentacja powinna być sporządzona zgodnie z regulaminem pracy biurowej.
Krok 2
Akta osobowe pracownika obejmują dość dużą ilość dokumentacji, w tym profil pracownika, jego biografię, zalecenia i cechy charakterystyczne, dokumenty dotyczące wykształcenia itp. Jednym z nieodzownych atrybutów akt osobowych pracownika jest wewnętrzny spis akt sprawy.
Krok 3
Zrób wewnętrzną inwentaryzację dokumentów - jest to pierwszy dokument, który jest inwestowany w sprawę. Ponieważ akta osobowe tworzone są w porządku chronologicznym, inwentarz sporządza się w ten sam sposób. Tak więc początkowo cała lista dokumentów sporządzonych i otrzymanych od pracownika podczas zatrudniania jest wprowadzana do inwentarza. W przyszłości, po otrzymaniu nowej dokumentacji, złożyć dokumenty do sprawy i wprowadzić je do inwentarza w kolejności chronologicznej.
Krok 4
Prowadząc akta osobowe pracownika, każdemu złożonemu dokumentowi należy nadać numer seryjny. Oznacz strony osobną numeracją. Ponadto, w zależności od kategorii dokumentu, przypisz mu specjalny indeks.
Krok 5
Wprowadzając dane do wewnętrznego spisu dokumentów akt osobowych, należy podać informacje o numerze seryjnym i indeksie każdego dokumentu, pełną nazwę dokumentu i liczbę arkuszy w przypadku, gdy ten dokument zajmuje. Ponumeruj arkusze, na których prowadzona jest inwentaryzacja, oddzielnie od ogólnego układu sprawy. Potwierdź inwentarz wewnętrzny własnym podpisem i jego odpisem wskazującym pozycję. Prawidłowe wypełnienie inwentarza wewnętrznego pozwala usystematyzować akta osobowe pracowników oraz sprawić, że dostęp do informacji o pracowniku będzie wygodny i sprawny.
