Jeśli chcesz wysłać list nie do jednej osoby, ale do kilku członków zespołu roboczego, treść listu powinna nieznacznie różnić się od zwykłej. Pamiętaj też o przestrzeganiu zasad korespondencji biznesowej.
Instrukcje
Krok 1
Zrób listę współpracowników, których chcesz dołączyć do swojej listy mailingowej. Sprawdź, czy wszyscy adresaci odnoszą się do aktualnego problemu. I odwrotnie, możesz pominąć osobę, która powinna zostać o czymś poinformowana swoim listem. Zbadaj krąg interesariuszy. Zdecyduj, którego współpracownika umieścisz w polu „Adresat”, a kogo w polu „DW”. Zazwyczaj w rubryce „Adresat” wpisujemy wykonawców bezpośrednich, a tych, którzy kontrolują proces lub uczestniczą w nim pośrednio, a także są po prostu zainteresowanym pracownikiem, w rubryce „Kopiuj”.
Krok 2
Zastanów się, jak uporządkować nazwiska odbiorców. Będzie Ci znacznie łatwiej, jeśli Twoja firma ma w tym zakresie określone zasady. W przeciwnym razie ich kolejność można ustalić na różne sposoby. Na przykład umieść ich nazwiska w kolejności alfabetycznej. Można zastosować zasadę starszeństwa. Lepiej znaleźć jakiś list od sekretarza zaadresowany do kilku odbiorców i zobaczyć, jak to robi. Najprawdopodobniej jest to niewypowiedziany standard Twojej firmy.
Krok 3
Wskaż temat wiadomości. Powinien pokrótce odzwierciedlać jego treść. Następnie przejdź do treści listu. Przestrzegaj zasad korespondencji biznesowej. Przywitaj się grzecznie z zespołem i przejdź do tematu.
Krok 4
Pisz tylko w sprawie. Nie przegap ważnych szczegółów, ale nie rozcieńczaj też „wody”. Doceń czas swoich kolegów. Jeśli, aby lepiej zrozumieć istotę swojej wiadomości, musisz mieć świadomość innej korespondencji, umieść cytaty na dole listu. Nie zapomnij się pożegnać i życzyć wszystkim produktywnego dnia w pracy.
