Niekiedy osoby korzystające z listów do komunikacji biznesowej zadają sobie pytanie, czy można w jakikolwiek sposób wpłynąć na decyzję adresata. Niektórzy uważają, że to niemożliwe; inni odpowiadają na pytanie twierdząco. Kto ma rację? Korespondencja biznesowa to bardzo delikatna praca. Po wypełnieniu listu musisz okazywać szacunek adresatowi, być poprawnym i dyskretnym! Możesz wpływać na osobę za pomocą papieru, ale w tym celu musisz przestrzegać pewnych zasad.
Nawiązanie kontaktu psychologicznego
Kontakt psychologiczny w korespondencji biznesowej jest bardzo ważny, ponieważ przy jego braku współpraca jest prawie niemożliwa. Pamiętaj, aby zwracać się do adresata słowem „Drogi”. Nigdy nie skracaj słów w nagłówku. Oznacza to, że jeśli nie znasz dobrze tej osoby, możesz złożyć wniosek w następujący sposób „Drogi panie Petrov”, a nie „Uv. Pan Pietrow”.
Jeśli wcześniej spotkałeś osobę i rozmawiałeś na tematy związane z Twoją pracą, koniecznie wykorzystaj ten fakt we wstępie. Jeśli nie znasz adresata, zapytaj o jego firmę.
Przykład wprowadzenia.
1. Drogi Piotrze Pietrowiczu! Na spotkaniu biznesowym, które odbyło się w restauracji Angara 12 października br., poruszyliśmy temat inwestycji dla małych firm.
2. Szanowny Panie Pietrow! Dowiedzieliśmy się, że Twoja firma jest liderem w regionie Irkucka w produkcji pił taśmowych. Nasza firma zajmuje się produkcją tartaków. Chcielibyśmy współpracować z Państwem w przyszłości.
Jeśli zdasz sobie sprawę, że szef organizacji jest bardzo zaniepokojony swoją reputacją i poszukuje partnerów, możesz poprosić go o radę. Taka osoba chętnie zgodzi się pomóc, bo możesz wpłynąć na reputację firmy. Współpraca z taką organizacją jest bardzo wygodna, ponieważ menedżer będzie starał się spełnić wszystkie warunki umowy, aby nie zdobywać negatywnych recenzji.
Znajdowanie argumentów i faktów
Aby przekonać klienta, że masz rację, musisz znaleźć argumenty. Są średnie, mocne i najsilniejsze. Psychologowie zalecają przestrzeganie następującej sekwencji podczas tworzenia listu: silny - średni - najsilniejszy.
Do mocnych należą następujące argumenty:
- Podczas prezentacji zostaną zaprezentowane najnowsze osiągnięcia w sprzęcie do produkcji pił taśmowych.
- Cena oferowanego sprzętu będzie o 30% niższa od ceny rynkowej.
Przeciętne fakty obejmują:
- Uczestnicy prezentacji będą mieli okazję zobaczyć nowy sprzęt w akcji, a także uzyskać porady dotyczące obsługi urządzeń.
- Gwarancja na oferowany sprzęt zostanie zwiększona o 2 lata.
Do mocnych należą następujące argumenty:
- Na zakończenie prezentacji odbędzie się promocja, której uczestnicy będą mogli otrzymać drugą całkowicie za darmo przy zakupie sprzętu.
Znalezienie problemu adresata
Zanim coś zaproponujesz, postaraj się znaleźć powód, który mógłby skłonić czytelnika do skorzystania z Twoich usług lub zakupu od Ciebie produktu. Na przykład oferujesz usługę frachtu. Uważnie przestudiuj pracę adresata, zidentyfikuj jego niezadowolenie. Aby to zrobić, możesz wysłać „szpiega”. Możesz również dowiedzieć się, z jakiej firmy korzysta. Następnie znajdź negatywne aspekty organizacji, która realizuje transport. Spróbuj zidentyfikować problem, który może pojawić się podczas pracy z firmą zewnętrzną.
Jeśli oferujesz sprzęt lepszy od tego, którego używa odbiorca, koniecznie napisz o tym w liście, powołując się na to, że z Twoimi urządzeniami wielkość produkcji drastycznie wzrośnie.
Formułowanie myśli
Spróbuj poprawnie sformułować swoje myśli. Na przykład psychologowie radzą, aby w korespondencji biznesowej nie używać cząstki „nie” i „nie”.
Przykład.
Zwrot niepoprawny: 12 października nie zaszkodziłoby odwiedzić naszą wystawę.
Prawidłowe zdanie: 12 października z przyjemnością zobaczymy Cię na naszej wystawie.
Projekt listu
Nastawienie adresata do Twojej firmy zależy od projektu korespondencji wychodzącej. Korespondencja biznesowa wiąże się z wykorzystaniem papieru firmowego. Nie należy eksperymentować z czcionką i rozmiarem, lepiej postawić na standardy, czyli czcionkę Times New Roman i rozmiar 12. Choć to drobiazgi, ale na poziomie psychologicznym ma to ogromny wpływ na człowieka!
