Jak Wypełnić Dziennik Korespondencji Przychodzącej

Spisu treści:

Jak Wypełnić Dziennik Korespondencji Przychodzącej
Jak Wypełnić Dziennik Korespondencji Przychodzącej

Wideo: Jak Wypełnić Dziennik Korespondencji Przychodzącej

Wideo: Jak Wypełnić Dziennik Korespondencji Przychodzącej
Wideo: Excel + Word, Korespondencja seryjna 2024, Listopad
Anonim

Dla początkującego urzędnika projekt korespondencji przychodzącej może być sprawdzianem siły. Jednak gdy tylko proces zostanie rozłożony na proste i zrozumiałe etapy, staje się niepozorną częścią dnia pracy.

Jak wypełnić dziennik korespondencji przychodzącej
Jak wypełnić dziennik korespondencji przychodzącej

Instrukcje

Krok 1

Wszystkie dokumenty otrzymane przez organizację muszą być zarejestrowane tego samego dnia, niezależnie od sposobu ich dotarcia (e-mailem, kurierem, faksem itp.). E-maile muszą być drukowane, wiadomości telefoniczne muszą być nagrywane.

Krok 2

Kolumna nr 1 dziennika wskazuje datę otrzymania każdego dokumentu. Kolumna nr 2 - jej numer rejestracyjny. Numer nadawany jest w kolejności wpływu, przy czym każdy rok kalendarzowy zaczyna się od jednego. Następnie każdy dostarczony dokument jest sprawdzany: czy został dostarczony poprawnie, czy przesyłka jest nienaruszona. Jeśli nie jest oznaczony „osobiście”, kopertę lub torebkę otwiera się i sprawdza zawartość. Jeśli jest inwentarz, sprawdzają go. Jeśli brakuje niektórych z wymienionych dokumentów, należy sporządzić odpowiedni akt i umieścić notatkę w dzienniku korespondencji przychodzącej w sekcji „Notatki”. Ilość arkuszy z załącznikami podana jest w kolumnie nr 3.

Krok 3

Rodzaj korespondencji wpisuje się w kolumnie nr 4. Może to być prośba, raport uzgodnienia, pismo, zaświadczenie, telegram, zawiadomienie itp. Kolejne dwie kolumny wskazują nadawcę i numer listu wychodzącego.

Krok 4

Podsumowanie przesyłki należy wskazać w kolumnie nr 7. Na przykład „O dostarczeniu zaświadczenia o długu AA Iwanowa. bank "lub" Wniosek o ponowne obliczenie wynagrodzeń VV Sidorova ".

Krok 5

Następnie korespondencja jest wręczana adresatom, a po otrzymaniu uchwały wpisuje się ją w rubrykę nr 8, wskazując w kolejnych dwóch wykonawcach oraz termin wykonania dokumentu. Notatki wskazują, że dokument został wykonany i gdzie jest złożony.

Zalecana: