Dla początkującego urzędnika projekt korespondencji przychodzącej może być sprawdzianem siły. Jednak gdy tylko proces zostanie rozłożony na proste i zrozumiałe etapy, staje się niepozorną częścią dnia pracy.
Instrukcje
Krok 1
Wszystkie dokumenty otrzymane przez organizację muszą być zarejestrowane tego samego dnia, niezależnie od sposobu ich dotarcia (e-mailem, kurierem, faksem itp.). E-maile muszą być drukowane, wiadomości telefoniczne muszą być nagrywane.
Krok 2
Kolumna nr 1 dziennika wskazuje datę otrzymania każdego dokumentu. Kolumna nr 2 - jej numer rejestracyjny. Numer nadawany jest w kolejności wpływu, przy czym każdy rok kalendarzowy zaczyna się od jednego. Następnie każdy dostarczony dokument jest sprawdzany: czy został dostarczony poprawnie, czy przesyłka jest nienaruszona. Jeśli nie jest oznaczony „osobiście”, kopertę lub torebkę otwiera się i sprawdza zawartość. Jeśli jest inwentarz, sprawdzają go. Jeśli brakuje niektórych z wymienionych dokumentów, należy sporządzić odpowiedni akt i umieścić notatkę w dzienniku korespondencji przychodzącej w sekcji „Notatki”. Ilość arkuszy z załącznikami podana jest w kolumnie nr 3.
Krok 3
Rodzaj korespondencji wpisuje się w kolumnie nr 4. Może to być prośba, raport uzgodnienia, pismo, zaświadczenie, telegram, zawiadomienie itp. Kolejne dwie kolumny wskazują nadawcę i numer listu wychodzącego.
Krok 4
Podsumowanie przesyłki należy wskazać w kolumnie nr 7. Na przykład „O dostarczeniu zaświadczenia o długu AA Iwanowa. bank "lub" Wniosek o ponowne obliczenie wynagrodzeń VV Sidorova ".
Krok 5
Następnie korespondencja jest wręczana adresatom, a po otrzymaniu uchwały wpisuje się ją w rubrykę nr 8, wskazując w kolejnych dwóch wykonawcach oraz termin wykonania dokumentu. Notatki wskazują, że dokument został wykonany i gdzie jest złożony.
