Każda organizacja powinna prowadzić ewidencję umów o pracę z pracownikami. Jest to dokument wewnętrzny, ale inspekcja pracy może w każdej chwili sprawdzić jego istnienie i utrzymanie, a jeśli wykryje naruszenia, pracodawca będzie miał problemy. Prowadzenie tej ewidencji nie jest jednak takie trudne, najważniejsze jest to, aby zrobić to w odpowiednim czasie i dochować minimalnych wymogów formalnych.
Czy to jest to konieczne
- - rozporządzenie w sprawie rejestracji umów o pracę;
- - dziennik rejestracji umów o pracę.
Instrukcje
Krok 1
Należy zacząć od opracowania i zatwierdzenia rozporządzenia w sprawie rozliczania umów o pracę. Jest to ogólny dokument, który można łatwo znaleźć i pobrać w Internecie, a następnie edytować w celu dostosowania do potrzeb organizacji. Na przykład w zakresie zasad nadawania numeru samemu dokumentowi przy jego zawieraniu oraz wpisów do dziennika umów o pracę. W tym drugim przypadku nie ma ścisłego wymogu prawnego. Pracodawca może albo założyć nowy dziennik corocznie, rozpoczynając numerację wpisanych do niego dokumentów od jednego, albo prowadzić ten rejestr do wyczerpania stron i rozpocząć nowy od numeru następującego po ostatnim w poprzednim. Jest to szczególnie wygodne dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie liczba pracowników i umów z nimi jest niewielka.
Krok 2
Dokument jest drukowany na papierze firmowym organizacji ze wskazaniem jej nazwy i lokalizacji.
W górnej części znajduje się miejsce na wizę menedżerską: napis „Akceptuję”, poniżej pole na datę, podpis (po nazwisku stanowiska menedżerskiego) i jego dekodowanie. Tutaj również umieszczona jest pieczęć organizacji. Jeżeli w przedsiębiorstwie istnieje dział prawny lub służba, dokument jest zatwierdzany przez ten dział. Dołączony jest również formularz logowania. Jeśli jest kilka stron (a zwykle tak jest), są one zszywane, opieczętowane podpisem osoby odpowiedzialnej z jej dekodowaniem, pozycją, datą i pieczęcią przedsiębiorstwa.
Krok 3
Po zatwierdzeniu Regulaminu konieczne jest uruchomienie samego dziennika pokładowego w ścisłej zgodności z wymaganiami określonymi w Regulaminie. Z reguły zawiera informacje o numerze rekordu, dacie zawarcia umowy, stanowisku, nazwisku, imieniu i nazwisku pracownika, dacie wpisu, podstawach jego dokonania (zamówienie kierownika na zatrudnienie), dane o zmianach i rozwiązaniu umowy wraz z datą i podstawą. Tutaj pracownik podpisuje, że otrzymał kopię umowy o pracę.
