Korespondencja biznesowa posiada cechy odróżniające ją od wiadomości prywatnych. Oficjalny styl komunikacji, adresowanie imienne i patronimiczne, przestrzeganie zasad ortografii i interpunkcji są podstawą prawidłowego listu biznesowego.
Instrukcje
Krok 1
Lepiej zacząć list od słów „Kochanie (s) …”. Jeśli chcesz skontaktować się z osobą, która ma wyższą rangę, zrób to po imieniu i nazwisku. Łatwo komunikując się w życiu, musisz zachować oficjalny ton w korespondencji biznesowej. Jeśli nagle listy dotrą do dyrektora generalnego, będzie niemile zaskoczony, widząc powitanie w stylu „Hej, bracie”.
Krok 2
Zwracając się do jednej osoby, pisz wielką literą: ty, ty, twoja, ty itd. Wiele odwołań jest zawsze pisanych małymi literami.
Krok 3
Ton listu powinien być poważny i dyskretny. Nie zagłębiaj się w szczegółowy opis przepływów pracy, pisz do rzeczy. Nie zabieraj rozmówcy cennego czasu, powtarzając niepotrzebne mu szczegóły.
Krok 4
Podczas pisania używaj standardowych czcionek i czerni. Tekst w kolorze tęczy nie jest łatwy do odczytania. Jeśli chcesz wyróżnić jakąś frazę, napisz przed nią „Zwracam twoją uwagę, że…”.
Krok 5
Nie używaj emotikonów. Mają znaczenie tylko w przyjaznej korespondencji. Dla niej lepiej zostawić humorystyczny ton i wyrażenia slangowe („mydło” - e-mail, „programista” - programista itp.)
Krok 6
Rozpocznij swój list od określenia istoty problemu. Dopiero wtedy zadawaj wszystkie swoje pytania.
Krok 7
Postaraj się zmieścić w 1/3 arkusza A4 dwunastą czcionką. Duże litery są trudne do odczytania. Często nie czyta się ich do końca lub pomija się całe akapity. Jeśli potrzebujesz dużo pisać, podziel informacje na kilka wiadomości.
Krok 8
Najlepsze zakończenie listu biznesowego „Pozdrawiam, imię i nazwisko”. Jeśli komunikujesz się przez e-mail, pamiętaj o napisaniu podpisu, który będzie towarzyszył wszystkim listom. Powinno być:
- nazwisko, imię, jeśli to konieczne - patronimiczne;
- stanowisko;
- Nazwa firmy;
- adres;
- telefon;
- dodatkowe informacje - hasło, życzenie, itp., jeśli przewiduje to styl korporacyjny.
Krok 9
Sprawdź interpunkcję i pisownię. Jeśli nie masz pewności co do przecinków, skonstruuj zdanie inaczej lub podziel je na dwie części. Lepiej zastąpić podejrzane słowo synonimem.
