Praca administracyjna jest częściowo wykonywana przez wszystkich menedżerów na dowolnym poziomie, ale jeśli organizacja jest wystarczająco duża, jej tabela kadrowa z konieczności będzie obejmować stanowiska administracyjne. Pracownicy, którzy obsadzą te wakaty, będą wykonywać główną część obowiązków administracyjnych. Ich główną częścią są funkcje dyspozytorskie i komunikacyjne.
Stanowiska administracyjne w firmie
Każde działające przedsiębiorstwo przypomina żywy organizm, którego normalne funkcjonowanie zapewniają stale utrzymywane relacje z innymi podmiotami prawnymi. Są to partnerzy biznesowi, klienci, dostawcy, organy regulacyjne i zarządzające, a także wiele innych organizacji i osób fizycznych.
Głównym zadaniem osób zaangażowanych w pracę administracyjną jest zapewnienie planowanego i bezawaryjnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, m.in. poprzez terminowe przekazywanie informacji operacyjnych oraz raportowanie decyzji zarządczych od kierownictwa do wykonawców.
W zależności od rodzaju działalności, która jest najważniejsza dla danego przedsiębiorstwa, jego struktury i liczebności, główne stanowiska administracyjne obejmują: recepcjonistkę, sekretarkę, sekretarkę-asystentkę, kierownika biura, asystenta biznesowego, urzędnika, operatora telefonicznego, asystenta osobistego kierownik, tłumacz, kierownik biura/sekretariat.
Można zauważyć, że wysoko wykwalifikowani administratorzy są oceniani przez pracodawców na poziomie przeciętnego menedżera: logistyki, księgowego, opiekuna klienta. Poziom ich wynagrodzeń zaczyna się od 50 tysięcy rubli.
Co to znaczy być dobrym administratorem
Pracodawcy stawiają kandydatom na stanowiska administracyjne dość wysokie wymagania. Wnioskodawca musi posiadać wykształcenie wyższe i doświadczenie w branży. Coraz częściej znajomość jednego lub kilku języków obcych określana jest mianem urokliwych warunków, a znajomość komputera i programów biurowych, sprzętu biurowego i mini-automatycznej centrali telefonicznej nie jest już nawet wymieniana jako oczywistość.
Osoba, która chce wykonywać pracę administracyjną, musi również posiadać określone cechy charakteru. Zawsze będą poszukiwani ludzie proaktywni, kompetentni, posiadający elastyczny intelekt, szerokie perspektywy i systematyczne podejście do pracy, potrafiący podejmować świadome decyzje operacyjne.
Ponieważ stanowiska administracyjne to także funkcje komunikacyjne, kompetentna mowa, umiejętność odnajdywania wspólnego języka z ludźmi i logicznego wyrażania swoich myśli, znajomość etykiety biznesowej, a nawet dobry wygląd staną się ważnymi cechami przy ubieganiu się o pracę, co jest szczególnie ważne dla recepcjonistów i sekretarki, które są twarzą firmy.
