Dokumenty wychodzące to oficjalne pisma, które organizacja wysyła do adresatów stron trzecich (dostawców, konsumentów, organów regulacyjnych itp.) lub współpracowników z innych miast. Z reguły za obsługę tej korespondencji odpowiadają dwaj pracownicy: kompilator i urzędnik. Pierwszy odpowiada za przygotowanie i uzgodnienie tekstu. Drugi rejestruje list, wysyła oryginał do miejsca przeznaczenia i przechowuje kopię serwisową.
Niezbędny
- - formularz firmy;
- - komputer, na którym zainstalowany jest edytor tekstu;
- - dziennik rejestracji dokumentacji wychodzącej.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli jesteś kompilatorem
Przygotuj projekt dokumentu. Listy wychodzące mogą być proaktywne i responsywne. W pierwszym przypadku rozpoczynasz (inicjujesz) korespondencję z inną organizacją lub konkretną osobą w dowolnej sprawie urzędowej. List z odpowiedzią musi zawierać informacje odpowiadające otrzymanemu żądaniu.
Krok 2
Wydrukuj list w dwóch egzemplarzach na papierze firmowym swojej organizacji. Upewnij się, że górna część dokumentu, tzw. „nagłówek”, jest poprawnie sformatowana. Oprócz danych firmy, znajdujących się na formularzu po prawej stronie, zawiera dane adresata oraz nagłówek listu.
Krok 3
W lewym górnym rogu wpisz tytuł, inicjały i nazwisko osoby, do której przeznaczony jest dokument, adres organizacji lub osoby. Procedura określania informacji powinna być dokładnie taka sama, na przykład:
„Do dyrektora generalnego LLC„ Volna”
I. I. Sidorowa
Rabochaya, 37, biuro czternaście, Saratów, 109235”.
Krok 4
Po prawej stronie pod danymi swojej organizacji umieść tytuł listu. Powinna być krótka, wyraźnie oddająca treść tekstu. Na przykład: „O przeprowadzeniu planowej kontroli stanu sanitarnego budynku” lub „O przekazaniu informacji o domach wymagających remontu kapitalnego”.
Krok 5
Rozpocznij główny tekst, zwracając się do adresata i określając powód, dla którego list ten jest do niego wysyłany. Na przykład: „Drogi Iwan Iwanowicz! Informujemy o planowanym przeglądzie stanu sanitarnego wynajmowanego budynku w dniu 14.01.2011r.”.
Krok 6
Jeśli do dokumentu wychodzącego są załączniki, podaj je po tekście głównym, na przykład: „Załącznik na 3 stronach. w 1 egzemplarzu.” Na samym dole ostatniej strony tekstu należy wskazać autora dokumentu. Z reguły autor listu wpisuje swoje nazwisko, inicjały i numer telefonu służbowego mniejsze niż czcionka główna.
Krok 7
Sprawdź list z decydentami w Twojej organizacji w dowolnym kierunku. Na przykład dokumenty związane z wydatkowaniem środków zatwierdza księgowy, a odpowiedzi na wniosek urzędu skarbowego podpisuje prawnik. Pracownicy organizacji, którzy zatwierdzają list, składają swoje osobiste podpisy wraz z transkrypcją na drugim egzemplarzu na końcu tekstu, pod miejscem na wizę szefa. Po otrzymaniu niezbędnych zgód dokument wychodzący podpisuje kierownik organizacji.
Krok 8
Przekaż uzgodniony i podpisany dokument do urzędnika. Jeśli chcesz zachować kopię, wydrukuj dodatkową kopię. Poproś urzędnika o umieszczenie na nim numeru wyjścia.
Krok 9
Jeśli jesteś urzędnikiem
Zaakceptuj list wychodzący od nadawcy. Sprawdź dostępność i poprawność głównych szczegółów, wiz zatwierdzających, informacji o twórcy i podpisu menedżera. Zwróć uwagę na obecność załączników do listu.
Krok 10
Zapisz informacje o dokumencie w dzienniku poczty wychodzącej. Jeśli Twoja organizacja przeszła na elektroniczne zarządzanie dokumentami, postępuj zgodnie z instrukcją prowadzenia bazy danych. Nie ma ścisłych zasad rejestracji dla tradycyjnego papierowego dziennika. Jednak w praktyce najczęściej używana jest tabela z następującymi kolumnami:
- data;
- numer dokumentu wychodzącego;
- adresat;
- podsumowanie (tytuł);
- autor dokumentu;
- Notatka.
Krok 11
Numer wychodzący jest tworzony w następujący sposób. Najpierw określ numer listy katalogowej folderu, w którym przechowywane są kopie wiadomości wychodzących. Wpisz numer seryjny konkretnej litery poprzez myślnik lub ukośnik. Otrzymasz: „01-14-256” lub „01-14/256”, gdzie 01-14 to numer sprawy, 256 to numer dokumentu.
Krok 12
Wpisz numer wychodzący w specjalnym wierszu formularza. W przypadku listu zwrotnego należy również podać numer dokumentu przychodzącego, z którym jest on powiązany. Zapieczętuj pierwszy egzemplarz listu (bez wizy) w kopercie i wyślij do adresata. Zapisz kopię dokumentu w odpowiednim folderze plików.
