Dokument organizacyjno-administracyjny nazywany jest protokołem, w którym rejestruje się przebieg omawiania spraw i podejmowania decyzji na zebraniach, zebraniach, zebraniach i konferencjach organów kolegialnych.
Niezbędny
Spotkanie, protokoły
Instrukcje
Krok 1
Protokół jest sporządzony zarówno na formularzach ogólnych, jak i na czystych standardowych arkuszach papieru w formacie A4 i zawiera następujące wyszczególnione dane:
- nazwa rodzaju dokumentu i jego numer seryjny;
- data;
- miejsce sporządzenia protokołu;
- tytuł tekstu;
- tekst;
- podpisy przewodniczącego i sekretarza.
Krok 2
W nagłówku protokołu należy umieścić następujące dane:
- pełna nazwa organizacji;
- rodzaj dokumentu (np. protokół);
- data i numer;
- miejsce sporządzenia protokołu;
- sam tytuł bezpośrednio do tekstu. Nazwa organizacji jest wskazana w formie organizacyjno-prawnej i odpowiada oficjalnej nazwie (w regulaminie lub statucie organizacji). Również forma prawna jest napisana w całości, a nie w formie skrótu.
Krok 3
W części wprowadzającej należy wymienić osoby obecne na posiedzeniu, a także wskazać, kto pełnił funkcję przewodniczącego, a kto pełnił funkcję sekretarza. Jeżeli jest to protokół ze spotkania produkcyjnego, to dla wszystkich obecnych należy wskazać nazwę stanowiska. Część wstępna kończy się agendą. Dopuszczalny jest wpis: Byli… ludzie.
Krok 4
Główna część protokołu powinna być ustrukturyzowana według następującego schematu: SŁUCHANY – WYPOWIEDŹ – ZDECYDOWANY (POSTANOWIONY) osobno dla każdego punktu porządku obrad, a wielką literą – krótki zapis treści protokołu, wiadomości. W sekcji GŁOŚNICY zarys jest taki sam. W części ZDECYDOWANE należy punkt po punkcie określić podjęte decyzje, tekst protokołu podpisują sekretarz i przewodniczący.
