Dzisiejsza komunikacja jest nie do pomyślenia bez listów biznesowych. Korespondencja biznesowa to pisemny dialog, który pomaga organizacjom i obywatelom rozwiązywać najważniejsze dla ich życia i pracy kwestie. Gatunek i zakres tematyczny korespondencji biznesowej jest zróżnicowany. Najczęstszymi listami są dziś prośby. Trudno wymienić wszystkie sytuacje, które pociągają za sobą konieczność pisania takich listów. Jednocześnie istnieją szablony, standardy, które ułatwią skomponowanie dowolnego zapytania.
Instrukcje
Krok 1
W prostej sytuacji, gdy adresat nie musi być informowany o tle sprawy, aby przekonać o potrzebie pomocy, prośba jest zgłaszana natychmiast, zwięźle i wyraźnie: „Pytam (co robić i dlaczego)”. W przypadku „kosztownego”, „złożonego” wniosku należy rozsądnie wyjaśnić przyczynę wniosku: dlaczego, w związku z czym, w jakim celu autor listu prosi o pomoc.
Krok 2
Treść listu z żądaniem jest następująca:
- wprowadzenie (zestawienie faktów, wydarzeń, które ukształtowały sytuację – powód pisania);
- uzasadnienie (wyjaśnienie głównych przyczyn, które spowodowały wniesienie odwołania do adresata z żądaniem);
- wniosek (sam wniosek).
Wariant zwykłego listu z prośbą jest podobny do formularza zgłoszeniowego (osobiście lub w imieniu zespołu). Jednocześnie właściwe jest sformułowanie żądania tutaj:
- od pierwszej osoby (liczba pojedyncza) - "Proszę" …
- od pierwszej osoby (liczba mnoga) - "Proszę" …
- od osoby trzeciej (liczba pojedyncza) - "Wnioski administracyjne"…
- od trzeciej osoby (liczba mnoga) - seria rzeczowników o znaczeniu zbiorowym.
Krok 3
Opisując przyczynę odwołania, stosuje się następujące sformułowania: w związku z …, biorąc pod uwagę …, na podstawie wyników …, ze względu na rozbieżność … itd. w celu zapewnienia …, w celu uniknięcia … Odnosząc się do podstawy wniosku: zgodnie z dekretem rządowym, zgodnie z protokołem, w związku z kontaktem z nami, zgodnie z wcześniej osiągniętym porozumieniem, na podstawie naszego rozmowa telefoniczna, na podstawie umowy ustnej itp. …
