Złożoność korespondencji biznesowej jest znana wielu. Podczas sporządzania pisemnego odwołania do dostawców nie należy pominąć ani jednego szczegółu. To od dobrze napisanego listu czasami zależy to, jak rozwiną się dalsze relacje z firmą.
Czy to jest to konieczne
- Szczegóły firmy;
- dane adresata;
- regulaminy firmowe dotyczące korespondencji biznesowej;
- umowa dostawy;
- ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (kodeks cywilny).
Instrukcje
Krok 1
Tworząc list do dostawcy, pierwszym krokiem jest napisanie pieczątki wskazującej dane firmy. List bez twarzy może nie mieć żadnego wpływu na adresata. Prawidłowo wypełnij nazwę organizacji, w razie potrzeby napisz dział i stanowisko osoby, która kontaktuje się z dostawcą. Dane organizacyjne należy wskazać na początku i na końcu listu. Musi być podany adres prawny i fizyczny, numer telefonu. Napisz także do kogo ten list jest adresowany.
Krok 2
Pamiętaj, aby wskazać, na podstawie jakich dokumentów współpraca między organizacjami jest ważna. Dzięki temu adresat szybko znajdzie niezbędne dokumenty i zrozumie, co jest powiedziane w tekście listu.
Krok 3
Traktuj adresata z szacunkiem, jeśli znasz imię i nazwisko oraz patronimię, wskazane jest, aby w ten sposób nazwać adresata w liście. Przedstaw istotę swojego odwołania w treści listu. Wszystkie niezbędne szczegóły powinny być szczegółowo opisane w datach i faktach. Zakończ listy wiadomością o tym, czego dokładnie chcesz od dostawcy. Konkretnie i adresowo napisz swoje wymagania, prośbę, odwołanie. Nie można dopuścić do dwuznaczności w tym, co zostało powiedziane, ponieważ w przypadku niejednoznacznych fraz może nastąpić niewłaściwa reakcja.
Krok 4
Zapisz się na końcu tekstu. Wpisz datę wniosku, wymagany jest również podpis. W większości przypadków list do dostawcy jest poświadczony pieczęcią firmową lub pieczątką. Niektóre organizacje mają regulamin, sprawdź, czy Twoja organizacja ma taki regulamin.
Krok 5
Wydrukuj dwie kopie listu, aby tekst i data listu były zawsze pod ręką, zaleca się składanie kopii w dokumentach wychodzących.
