Papier firmowy to niezbędny atrybut każdej nowoczesnej firmy. Zasady projektowania takiego formularza kształtowały się od dłuższego czasu w oparciu o podstawowe zasady obiegu dokumentów biznesowych.
Projekt papieru firmowego to jedno z podstawowych zadań szefa firmy na etapie jej tworzenia. Brak takiego formularza nie pociągnie za sobą negatywnych konsekwencji prawnych, jednak będzie miał zły wpływ na interakcję z kontrahentami, którzy nie traktują takiej organizacji poważnie.
Formularz jest atrybutem tożsamości korporacyjnej, służy do wewnętrznej dokumentacji firmy, korespondencji zewnętrznej, umów, raportów i innych dokumentów. Najczęściej przy projektowaniu papieru firmowego starają się trzymać przyjętego stylu firmowego, dlatego kolory, czcionki i inne cechy tego atrybutu pokrywają się z podobnymi parametrami wizytówek, kopert, teczek.
Co zawiera papier firmowy?
Papier firmowy zawiera pewną listę elementów obowiązkowych i opcjonalnych. Dlatego jednym z najważniejszych elementów konstrukcyjnych papieru firmowego jest logo firmy lub inna identyfikacja wizualna. Ponadto papier firmowy musi zawierać blok danych organizacji, który wskazuje jej dane kontaktowe.
W razie potrzeby blok rekwizytów zawiera również informacje o koncie bankowym, ale jest to dodatkowy element papieru firmowego. Dodatkowo na papierze firmowym są przydzielone osobne miejsca na datę, numer rejestracyjny dokumentu, jego nazwę i blok tekstowy. Nazwa firmy jest czasami wskazywana osobno, ale najczęściej jest zawarta w logo lub innym logo korporacyjnym firmy.
Zasady rozmieszczenia elementów na papierze firmowym
O szczegółach rozmieszczenia poszczególnych elementów na papierze firmowym decyduje szef firmy, często w zależności od stylu korporacyjnego i osobistych preferencji. Logo zazwyczaj umieszcza się w lewej górnej części papieru firmowego, a blok rekwizytów wyrównuje się w środku lub przenosi do prawej części. Nie ma sztywnych reguł dotyczących rozmieszczenia elementów na papierze firmowym, ale wspomniana konstrukcja jest bardziej znajoma, częściej niż inne wykorzystują ją nowoczesne firmy.
Formularz drukowany jest na stronach A4, zazwyczaj jego wydruk zleca się w drukarni wraz z tworzeniem innych atrybutów firmowych (wizytówki, foldery, kalendarze). Takie podejście pozwala zachować jednolity styl, stworzyć pozytywne wrażenie firmy wśród potencjalnych klientów i partnerów.
