Nie ma ogólnie przyjętej formy dla takich dokumentów jako takich, ale pożądane jest spełnienie ogólnych wymagań wynikających z samej logiki komunikacji biznesowej. Tak więc od pierwszych linijek każdej wiadomości powinno być jasne, do kogo jest adresowana, od kogo, w jakiej sprawie i jak skontaktować się z autorem. Wszystko to uprości przetwarzanie dokumentu i przeniesienie własności. Oznacza to, że zwiększy to szanse na pozytywną odpowiedź.
Niezbędny
- - komputer;
- - Edytor tekstu;
- - drukarka lub e-mail.
Instrukcje
Krok 1
Pierwszy wiersz listu musi zawierać co najmniej nazwę organizacji. Idealnie powinna to być konkretna osoba z imieniem i tytułem, ale w zasadzie nie jest to konieczne. W każdej organizacji zorientują się, czyją kompetencją jest problem, o który się ubiegasz, i przekażą to komu ma.
Nawet jeśli kierujesz wiadomość do pierwszej osoby, nie jest faktem, że ktoś sam ją przeczyta. Najprawdopodobniej podpisze podwładnych.
Krok 2
Wskaż kim jesteś. Jeśli składasz wniosek w imieniu organizacji, najlepiej użyć papieru firmowego, a w podpisie podać swoje stanowisko i imię i nazwisko. W przypadku, gdy występujesz jako osoba prywatna, wystarczy nazwisko, imię i nazwisko oraz imię i nazwisko w pełnym brzmieniu oraz adres. W przypadku pilniejszego kontaktu możesz podać swój numer telefonu, adres e-mail i inne sposoby komunikacji.
Krok 3
W nagłówku części merytorycznej Twojego pisma określ, do jakiego rodzaju należy ono: prośba o informację (jeśli prosisz o odpowiedź na niektóre pytania), skarga, skarga lub pismo reklamacyjne (ma zastosowanie, jeśli narusza Twoje prawa przez przedstawicieli organizacji, w szczególności konsumenta), oferta (w tym oferta handlowa). Możliwa jest również opcja „odwołanie”.
W poniższym wierszu warto wskazać temat pisma, krótko formułując jego istotę: o co chcesz zapytać, czyje działania, pracowników której jednostki organizacyjnej uważasz za nielegalne itp.
Wysyłając list e-mailem, nie zaniedbuj również w tym celu pola „Temat”. W końcu od jego treści zależy, czy list zostanie przeczytany, czy zabity.
Krok 4
Powiedz adresatowi, co dokładnie skłoniło Cię do skontaktowania się z nim. Jeżeli jest to incydent, opisz wszystkie jego okoliczności: jakie działania podjęte przeciwko Tobie uważasz za niezgodne z prawem, jakie przepisy prawa Twoim zdaniem są sprzeczne.
Jeśli coś oferujesz, sformułuj istotę propozycji, skup się na korzyściach, jakie odbiorca może odnieść z jej zaakceptowania, na swoich mocnych stronach, które się do tego liczą.
Jeśli poprosisz organizację państwową o wyjaśnienia, wystarczy odwołać się do Konstytucji i ustawy „O trybie rozpatrywania odwołań od obywateli Federacji Rosyjskiej”.
Ogólnie działaj zgodnie z okolicznościami.
Krok 5
Przedstaw istotę tego, o co prosisz (w końcu w tym celu pisana jest Twoja wiadomość): środki, których oczekujesz i uważasz, że są wystarczające do realizacji Twoich praw, wymień pytania, na które chciałbyś otrzymać odpowiedź do itp.
Jeżeli pismo dotyczy sytuacji konfliktowej i jest adresowane do organizacji sprawcy, nie będzie zbędne wymienianie środków w przypadku otrzymania nieumotywowanej odmowy lub zignorowania pisma. Na przykład złożenie pozwu i dochodzenie odszkodowania za szkody moralne.
Krok 6
Zapisz się na końcu. Jeśli składasz wniosek jako osoba prywatna, wystarczy podpis (w formie papierowej) i data. Jeżeli jako przedstawiciel organizacji wymagane będzie wskazanie stanowiska i nazwiska wraz z inicjałami.
