Każdy pracownik biurowy prędzej czy później stanie przed koniecznością napisania oficjalnego pisma. Etykieta biznesowa podkreśla, że końcówka listu jest tak samo ważna, jak początek wiadomości.
Czy to jest to konieczne
dokładny adres odbiorcy, koperta, kopie dokumentów załączonych do listu
Instrukcje
Krok 1
Przeczytaj ponownie to, co napisałeś, zanim zaczniesz ostatnią część listu. Sprawdź tekst pod kątem błędów gramatycznych i ortograficznych, plam i nieścisłości. Jeśli treść listu całkowicie Cię zadowala, w ostatnim akapicie powtórz jeszcze raz w zwięzłej i zrozumiałej formie główną tezę Twojego listu. W ten sposób streszczasz swoją wiadomość, ułatwiając adresatowi przygotowanie i napisanie odpowiedzi.
Krok 2
Jeśli konieczne jest dołączenie kopii dokumentów do pisma urzędowego, po akapicie cofnij się o kilka linijek i wskaż w kolumnie „załącznik” listę dokumentów. Lista musi być ponumerowana. Do pisma dołącz kserokopie dokumentów w kolejności, w jakiej są one wskazane na liście.
Krok 3
Zakończ oficjalny list grzecznym i poprawnym zwrotem mowy, na przykład: „Mam nadzieję na owocną współpracę”. Również w biznesie zwyczajowo kończy się listy za pomocą takich fraz, jak „z szacunkiem”, „z poważaniem”, „z szacunkiem”. Następnie pamiętaj, aby umieścić swoje inicjały i datę. Nie zapomnij podpisać się przy swoim nazwisku po wydrukowaniu tekstu.
Krok 4
Zacznij wypełniać kopertę. Adres odbiorcy jest zapisany w prawym dolnym rogu, adres nadawcy jest zapisany w lewym górnym rogu. Pamiętaj, aby wprowadzić poprawny kod pocztowy, dzięki czemu list szybciej dotrze do adresata.
Krok 5
Lepiej przesyłać pisma urzędowe pocztą w formie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku będziesz mieć dowód odbioru pisma przez adresata.
