Słowo „briefing”, które jest ostatnio bardzo modne, pochodzi od angielskiego słowa „brief”. Właściwie oznacza to krótką konferencję prasową niektórych urzędników, przedstawiającą główne tezy i zadania, czy odpowiedzi na pytania z prasy.
Dlaczego to słowo pojawiło się i jest używane w języku rosyjskim? Mogą być dwa powody. Po pierwsze oczywiście zwięzłość. Jeden termin odprawa zastępuje wiele (patrz wyżej) słów i ma określone znaczenie. Po drugie, zapożyczone z języka angielskiego słowo „briefing” jest bardziej stylowe, bardziej oficjalne, bardziej odpowiednie do opisu wydarzeń politycznych i gospodarczych, informacji o zjawiskach naukowych i innych w życiu społeczeństwa i państwa.
Odprawa jest więc krótkim spotkaniem różnych osobistości politycznych, gospodarczych i kulturalnych z przedstawicielami prasy. Celem briefingu jest poinformowanie prasy o jej stanowisku w określonych kwestiach z późniejszą publikacją w gazetach, magazynach lub relacjach telewizyjnych. Dlatego briefing może być rodzajem akcji PR, która przyciąga uwagę opinii publicznej.
Zazwyczaj po wydarzeniu zbierana jest odprawa, tj. po tym, jak to się już stało. Briefing różni się od zwykłej konferencji prasowej brakiem części prezentacyjnej i krótkim czasem.
Odprawa ma jednak swoje własne cechy. Zwięzłość prezentacji tematu zakłada obecność przemyślanego tekstu oraz możliwość szybkiej i klarownej odpowiedzi i odpowiedzi na wszelkie pytania.
Odprawa trwa nie dłużej niż 30 minut. Spośród nich pierwsze 10 minut poświęcone jest na przedstawienie obecnych urzędników i zapoznanie się z ich stanowiskiem. Resztę czasu poświęcamy na odpowiadanie na pytania zadawane przez pracowników mediów. Odprawa nie jest dialogiem, to krótkie pytania i równie krótkie, ale pełne informacyjne odpowiedzi. Dlatego czasami odprawa odbywa się na stojąco, w holu hotelu, lotniska lub budynku administracyjnego.
Aby odprawa zakończyła się sukcesem, konieczne jest prawidłowe przeprowadzenie do niej prac przygotowawczych. Odbywa się to przez dedykowanych menedżerów public relations. Jakiś czas przed wydarzeniem zawiadamiają dziennikarzy o miejscu i czasie jego odbycia, następnie przed samą odprawą oddzwaniają ponownie, wyjaśniają główne pytania, zawiadamiają o głównej linii krótkiej konferencji prasowej, planują kolejność przemówień. Bezpośrednio przed odprawą sprawdzana jest sprawność sprzętu audio i wideo oraz przygotowanie miejsca na organizację spotkania.
