W procesie pracy i przygotowania dokumentów ważną rolę przypisuje się ich zatwierdzaniu, które może mieć charakter wewnętrzny, gdzie dokumenty są zatwierdzane przez działy samej organizacji lub zewnętrzne, związane z zatwierdzaniem dokumentów przez inne instytucje. Prawidłowo uzgodniony dokument daje prawo do podejmowania działań przewidzianych przepisami prawa, normami i zasadami. Dokumenty, które przeszły procedurę zatwierdzenia, są opieczętowane lub opieczętowane.
Instrukcje
Krok 1
Pracując jako pracownik organizacji, do którego obowiązków należy wewnętrzne i zewnętrzne zatwierdzanie dokumentów, niezbędna jest jasna informacja o tym, które działy firmy odpowiadają za ich zatwierdzanie.
Krok 2
Zrób listę dokumentów, które będą musiały zostać zatwierdzone przez cały okres pracy. Jasno określ departamenty odpowiedzialne za ich zatwierdzenie. Zrób tabelę, która wskaże rodzaje dokumentów podlegających obowiązkowemu zatwierdzeniu, działy odpowiedzialne za wykonywanie tej pracy, stanowiska, nazwiska, imiona, patronimikę pracowników, ich telefony i adresy e-mail.
Krok 3
Zdecyduj, jaki dokument wymaga zatwierdzenia. Przygotuj plan, wskazując kolejność, w jakiej kontaktujesz się z działami w Twojej organizacji. Poznaj terminy zakończenia pracy, rozmawiając z każdym pracownikiem wszystkich działów firmy odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentu.
Krok 4
Zwracaj baczną uwagę na warunki akceptacji dokumentu, szybko reaguj na wszelkie zmiany wprowadzane w nim przez pracownika działu. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zmian wprowadzonych w dokumencie, skonsultuj się ze specjalistami organizacji, wyjaśniając wszystkie niuanse. Pomoże to w przyszłości skrócić czas akceptacji i pozwoli na prawidłowe sporządzenie dokumentu zgodnie z prawem.
Krok 5
W każdym dziale organizacji, po przejściu procedury zatwierdzenia, wiza jest umieszczana na dokumencie. Może to być pieczątka wydziałowa lub pieczątka „Zatwierdzony” ze wskazaniem stanowiska, nazwiska i podpisu pracownika. Upewnij się, że każdy pracownik odpowiedzialny za zatwierdzenie dokumentu podpisał go poprawnie. W przeciwnym razie nie zostanie podpisany przez szefa organizacji.
Krok 6
Ostatnim ogniwem do zatwierdzenia dokumentu jest kierownik przedsiębiorstwa. Dokument uważa się za prawnie uzgodniony tylko wtedy, gdy jest podpisany przez kierownictwo, pracowników wszystkich działów, pieczęć lub pieczęć przedsiębiorstwa.
Krok 7
Przy zewnętrznej koordynacji dokumentów wymagających ich zatwierdzenia przez różne instytucje, sprawdź listę organizacji, do których musisz się zgłosić. Poznaj szczegółowe informacje o działach, ich pracownikach zaangażowanych w koordynację. Zadzwoń lub wyślij e-mail, podając wymaganą listę dokumentów. Umów się na termin spotkania.
Krok 8
Przygotuj listę zagadnień związanych z czasem akceptacji i procedurą wprowadzania zmian dla pracownika instytucji zajmującej się zewnętrznym zatwierdzaniem dokumentów. Złóż oficjalne oświadczenie w przepisanej formie, wskazując listę dokumentów do uzgodnienia. Kontroluj terminy akceptacji dokumentów i prawidłowość ich wykonania.
