Obecność księgi pracy i jej prawidłowe wykonanie odgrywa ogromną rolę zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Zawiera informacje o czynnościach zawodowych pracownika, które są następnie wykorzystywane do rejestracji i obliczania jego emerytury. Dla pracodawcy książeczka pracy jest niezbędna do obliczenia doświadczenia zawodowego i ubezpieczeniowego przy obliczaniu niektórych płatności.
Obecnie korzystają ze skoroszytów z próby z 2004 roku. Pracodawca, który zatrudnia pracownika, powinien to właściwie zorganizować. Wszystkie wpisy, w tym te zawarte na stronie tytułowej, muszą być wpisane w całości, bez jakichkolwiek skrótów. Prawidłowe zaprojektowanie zeszytu ćwiczeń odgrywa ważną rolę dla pracownika. Informacje o poprzednich pracach, jeśli nastąpił rozwój kariery, pomogą pracownikowi w dalszym zatrudnieniu. Przy wyborze pracownika pracodawca bierze pod uwagę status zajmowanych przez niego stanowisk, a także doświadczenie zawodowe wakatu. Jeżeli pracowałeś jako kierownik sprzedaży, zrobiłeś odpowiedni rekord, to pracodawca raczej zatrudni cię na wakat kierownika niż np. inżyniera lub ślusarza. Kiedy pracownik osiągnie wiek emerytalny, zeszyt pracy powinien być przekazane do funduszu emerytalnego. Zawarte w nim informacje służą do obliczenia stażu pracy do dalszego obliczania emerytury. Jeżeli nazwa przedsiębiorstwa, w którym pracował, zostanie błędnie wpisana do księgi pracy, fundusz emerytalny ma prawo unieważnić ten wpis. Tym samym aktywność zawodowa w tej organizacji wypadnie z kalkulacji stażu pracy, a kalkulacja wynagrodzenia w tej firmie nie będzie uwzględniona w wyborze emerytury. Jeśli zauważysz niedokładność w dacie przyjęcia/zwolnienia, nazwa firmy, stanowisko, jednostka strukturalna, poinformuj o tym pracodawcę. Zobowiązany jest do skorygowania błędnego wpisu zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg pracy Księgowy organizacji wykorzystuje zapisy w książeczce pracy do wyliczenia okresu ubezpieczenia. Jest to konieczne przy opłacaniu zwolnienia chorobowego dla pracowników. Wysokość zwolnienia chorobowego, zasiłku ciążowego i porodowego zależy od stażu pracy pracownika. Jeżeli pracownik ma staż pracy do 5 lat, obciążony jest czasową rentą inwalidzką w wysokości 30% wynagrodzenia, od 5 do 8 lat - 50%, od 8 lat i powyżej - 80%.
