Rozmowy telefoniczne od dawna są częścią życia biznesowego. Z ich pomocą komunikowane są decyzje, przyjmowane i raportowane są zadania, umawiane są spotkania i odwołania. Nieznajomość zasad etykiety rozmów telefonicznych może prowadzić do zerwania wielu umów i nieufności ze strony partnerów i klientów.
Instrukcje
Krok 1
Pracuj nad swoim głosem. Jeśli to możliwe, nagraj rozmowę z jednym z partnerów biznesowych na dyktafon i słuchaj. Oceń barwę swojego głosu, szybkość mowy, intonację i energię. Aby głos brzmiał przyjemniej, oddech powinien być równomierny, postawa powinna być wolna. Uśmiechaj się podczas mówienia - ta sztuczka sprawi, że Twój głos będzie cieplejszy i przyjemniejszy. Spróbuj pozbyć się pasożytniczych słów, jeśli ich używasz.
Krok 2
Przygotuj się na wszystkie połączenia wychodzące. Sformułuj cele rozmowy, kluczowe frazy, których będziesz używać. Przygotuj notatnik i długopis do robienia notatek podczas rozmowy. Kiedy ci odpowiedzą, nie zapomnij się przywitać, przedstaw się i nazwij firmę, którą reprezentujesz. Rób krótkie przerwy, aby druga osoba mogła Ci odpowiedzieć i zapamiętać lub zapisać Twoje imię. Zapytaj, czy Twój subskrybent może odpowiedzieć na Twoje pytania. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, proszę podać cel rozmowy.
Krok 3
Odbierając połączenie przychodzące, nie każ rozmówcy czekać dłużej niż 3-4 dzwonki. Pamiętaj, aby się przywitać i przedstawić. Rozmawiając przez telefon, oderwij się od wszystkich innych czynności i rozmów. Jeśli potrzebujesz czasu, aby odpowiedzieć na pytania drugiej osoby, zapisz kontakty i zaproponuj, że oddzwonisz, kiedy będziesz gotowy. Jeśli musisz przekierować połączenie, jasno przedstaw sedno pytania koledze, aby dzwoniący nie musiał go powtarzać. Na koniec rozmowy podziękuj drugiej osobie za skontaktowanie się z Tobą.
Krok 4
Zasady etykiety telefonicznej mówią, że abonent, który zadzwonił, rozłącza się jako pierwszy i zaczyna się żegnać. Oddzwania również w przypadku przerwy w komunikacji. Planując rozmowę telefoniczną, weź pod uwagę godzinę: godzina rozpoczęcia i godzina końca dnia roboczego, kiedy abonent może mieć pilne sprawy, uważa się za nieudaną, a także przerwę na lunch.
