Prawidłowo zorganizowana praca biurowa w organizacji lub przedsiębiorstwie pozwala zachować porządek w dokumentach i kontrolować ich przepływ w dowolnym momencie. Jeżeli działalność Twojej firmy jest związana z zawieraniem umów, prowadź odpowiedni dziennik ich księgowości. Dobrze zaprojektowany magazyn pozwoli utrwalić szczegóły dokumentów i ich chronologię.
Niezbędny
- - dziennik do ewidencjonowania dokumentacji;
- - materiały do ewidencji;
- - wieczne pióro;
- - ołówek;
- - nożyce;
- - linijka;
- - papier;
- - wątki;
- - igła;
- - klej.
Instrukcje
Krok 1
Znajdź wygodny formularz do prowadzenia dziennika. Jednocześnie wychodź z pilnych potrzeb organizacji i specyfiki pracy biurowej. W ostatnim czasie upowszechniły się elektroniczne formy księgowania dokumentacji, ale nie zawsze są one wygodne przy zapoznawaniu się z nimi menedżerów. W najprostszym przypadku możesz sporządzić dziennik księgowy w standardowym notatniku wielkoformatowym.
Krok 2
Ponumeruj strony czasopisma, umieszczając kolejne numery na dole lub na górze każdego arkusza. Zszyj cały blok stron mocną nitką, prowadząc końce za ostatnią stronę czasopisma. Napisz na małej kartce, ile kartek zawiera książka. Przyklej tę etykietę do ostatniej strony z rzędu, przekładając pod nią końce nici, zawiązanej w węzeł. Gdy klej wyschnie, przyklej tutaj pieczęć na dokumenty i podpis osoby, która wydała pismo.
Krok 3
Zacznij projektować swoją stronę tytułową. Wpisz nazwę czasopisma na przedniej stronie czasopisma, na przykład „Dziennik kontraktów”. Uwzględnij w opisie nazwę organizacji (firmy) i jej główne dane. Zostaw dwa wiersze na datę rozpoczęcia i zakończenia dziennika. Wszystkie te informacje nie można wprowadzić ręcznie, ale wstępnie wydrukować na drukarce, a następnie starannie przykleić do okładki magazynu.
Krok 4
Podziel strony robocze dziennika na tyle kolumn, ile jest wymagane do pełnego opisu rejestrowanych dokumentów. Pamiętaj, aby podać kolumny z numerem seryjnym, datą otrzymania dokumentu, zawarciem umowy, zwolnieniem zamówienia i tak dalej. Zostaw osobną kolumnę na krótki opis istoty dokumentu i jego głównej treści. Zapewnij również miejsce na podpis osoby, która otrzymała dokument do egzekucji.
Krok 5
W razie potrzeby zarejestruj czasopismo w urzędzie (sekretariat), nadając mu odpowiedni numer i inne dane. Po zakończeniu procedury rejestracyjnej dziennik księgowy może być używany zgodnie z jego przeznaczeniem.
