Zebrany robotnik zawsze będzie ceniony wyżej niż ten, który zawsze się spieszy, ale nie może za niczym nadążyć. Nauczenie się, jak właściwie alokować swój czas, jest wystarczająco trudne. To zadanie wymaga osobistej dyscypliny i umiejętności robienia tego, co jest potrzebne, a nie tego, co się chce. Jednak pozytywny efekt bycia zebranym to znacznie więcej, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Niezależnie od charakteru pracy, z reguły wszystkie zadania pracownika dzielą się na krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe. Zadania natychmiastowe wymagają wykonania w ciągu kilku godzin do jednego dnia roboczego. Dłuższe plany są rozciągnięte na tygodnie, a długoterminowe zmiany są celami częstotliwości miesięcznej, kwartalnej i rocznej.
Najlepszym sposobem na szybkie przejście do zaplanowanego harmonogramu pracy jest sporządzenie listy celów, dzieląc je według pilności. Najlepszą opcją utworzenia takiego rejestru jest zwykła tabela. Każdego dnia zadania z pierwszej kolumny, w której wpisuje się pilne sprawy, muszą być aktualizowane. W ciągu dnia należy przeznaczyć trzy okresy na studiowanie tabeli, aby żadne z zadań, niezależnie od okresu jego realizacji, nie zniknęło z pola widzenia. Należy pamiętać, że zadania o obiecującym znaczeniu na okres roku prędzej czy później przejdą do pierwszej kolumny, dlatego konieczne jest przygotowanie się do ich realizacji.
Planowanie w dużym stopniu zależy od samodyscypliny. W pierwszej połowie dnia notowany jest największy wzrost produktywności. Szczególnie ważne jest zarezerwowanie czasu od 10 rano do pory obiadowej. Na ten okres należy uwzględnić przypadki uważane za najbardziej pracochłonne lub najbardziej nieprzyjemne. Nie należy odkładać takich zadań do popołudnia, lepiej poświęcić ten czas na cele, które są najprzyjemniejsze. Ważne jest, aby zadania wykonywane w ciągu dnia roboczego należały do wszystkich kategorii częstotliwości – pilnych, średnioterminowych i długoterminowych.
Często zdarza się, że szybki i nieprzewidywalny przepływ pracy prowadzi do konieczności dostosowania procesu pracy w ciągu dnia. Nie powinieneś tego unikać, powinieneś być w stanie jedynie racjonalnie zastępować między sobą zadania. Nawiasem mówiąc, jeśli w programie jest ważna praca, którą trzeba zakończyć przed końcem dnia, a konieczność produkcyjna zmusza do udziału w wielogodzinnym spotkaniu, to należy dołożyć wszelkich starań, aby odmówić udziału w wydarzeniu. Oczywiście spotkania jako forma interakcji z zespołem są niezwykle ważne, ale na pierwszym miejscu powinna być praca wymagająca natychmiastowej realizacji.
Kolejny ważny punkt dla koneserów własnego czasu - aby zawsze mieć czas na wszystko, trzeba jak najmniej zwracać uwagę na rzeczy, które dosłownie „kradną” cenne minuty. Może to być abstrakcyjna rozmowa z pracownikami lub nadmierna pomoc w stosunku do współpracowników, którzy nieustannie proszą o jakąś pomoc. Specjalista, który umie zaplanować swój czas, szczególnie ceni każdą minutę pracy i wie, że od skuteczności jego działań zależy osobista reputacja i osiągnięcia firmy.
