Rozliczanie rozliczeń z wierzycielami i dłużnikami to jeden z kluczowych obszarów w pracy obsługi księgowej każdej organizacji. Akt uzgodnienia wzajemnych rozliczeń jest podstawowym dokumentem księgowym wykorzystywanym przez kontrahentów do kontroli realizacji wzajemnych zobowiązań. Jest opracowywany w formie rejestru zawierającego wszystkie operacje związane z wysyłką towarów, świadczeniem pracy i usług oraz ich płatnością przez określony czas.
Forma aktu nie jest ustalona na poziomie legislacyjnym, dlatego każde przedsiębiorstwo, z zastrzeżeniem wszystkich wymagań dotyczących przygotowania dokumentów podstawowych, ma prawo opracować własną wersję aktu. Dokument sporządzony przez jedną ze stron umowy w dwóch egzemplarzach i podpisany przez osobę upoważnioną przesyłany jest do kontrahenta, który w przypadku uzgodnienia z prawidłowością wzajemnych rozliczeń potwierdza to podpisem i odsyła jeden egzemplarz.
W przypadku rozbieżności kontrahent ma prawo podpisać akt wskazujący nieścisłości w księgowości lub dołączyć do dokumentu własny rejestr rozliczeń. Odmowa podpisania aktu oznacza, że dłużnik nie uznaje istnienia zobowiązań wobec kontrahenta.
Zdecydowanie zaleca się pozostawienie protokołu uzgodnieniowego w przypadkach, gdy strony współpracują na bieżąco i planują odnowienie istniejących umów w przyszłości oraz zawarcie z nimi dodatkowych umów. Dokument ten jest również wymagany w sytuacjach, gdy koszt produktu, pracy lub usługi jest wysoki, a sprzedawca zapewnia odroczoną płatność.
Jeżeli strony umowy mają względem siebie wzajemne zobowiązania, to po sporządzeniu aktu pojednawczego w celu ich potwierdzenia mogą je zrekompensować. Dodatkowo obecność pod ręką rejestru wzajemnych zobowiązań pozwoli zaoszczędzić czas na szukanie dokumentów pierwotnych w przypadku konieczności doprecyzowania rozliczeń między kontrahentami. Podpisane przez strony zestawienia uzgodnień są jednocześnie potwierdzeniem stanów należności i zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego i początek okresu następnego przy sporządzaniu sprawozdania finansowego.
Pomimo tego, że protokół uzgodnienia nie może być wykorzystany w sądzie jako dowód transakcji i istnienia na jej podstawie długu, może służyć do przedłużenia przedawnienia i zwiększenia szans na odzyskanie należności. Mając w ręku podpisany akt pojednawczy, który faktycznie oznacza, że kontrahent uznaje swój dług, wierzyciel wydłuża okres, w którym może pozwać dłużnika o wypłatę środków. W takim przypadku bardzo ważne jest sprawdzenie, czy pełnomocnictwo osoby, której podpis znajduje się na dokumencie, jest ważne.
