Współpraca z partnerami zagranicznymi stała się już normą dla rosyjskich przedsiębiorstw. Dlatego wymiana delegacji, która jest częścią procesu roboczego, jest również dość powszechnym zjawiskiem. Ale jeśli po raz pierwszy gościsz swoich zagranicznych lub rosyjskich partnerów w przedsiębiorstwie, powinieneś wziąć pod uwagę kilka niuansów, aby nie przeszkadzały w nawiązywaniu kontaktów biznesowych i nie psuły wrażenia ze spotkania.
Instrukcje
Krok 1
Zaproszenie na spotkanie należy wysłać jak najwcześniej, nawet jeśli osiągnięto wstępne porozumienie. To znak, że wysoko cenisz czas swoich partnerów i szanujesz ich zajętość.
Krok 2
Po otrzymaniu potwierdzenia określ liczbę członków przybywającej delegacji. Lepiej, jeśli otrzymasz listę gości ze wskazaniem pozycji i nadzorowanych kierunków. Wybierz skład swojej delegacji zgodnie z tą listą, pod względem liczby powinna być w przybliżeniu taka sama jak delegacja gości. Porozmawiaj z gośćmi, w jakim języku wolą się porozumiewać i zadbaj o tłumacza dla siebie, nawet jeśli goście przyjadą z własnym tłumaczem.
Krok 3
Poznaj obszar odpowiedzialności i kompetencji każdego z Twoich gości. Partnerzy zagraniczni z reguły bardzo rygorystycznie przestrzegają oficjalnego łańcucha dowodzenia, więc musisz mieć jasne pojęcie o tym, jakie kwestie ma prawo omawiać ten lub inny gość.
Krok 4
Przygotuj i uzgodnij listę kwestii, które będziesz musiał omówić. Zbierz wszystkie potrzebne materiały i dokumenty. Zdecyduj, jakie dokumenty zostaną podpisane w wyniku negocjacji i omów w jakim trybie będą prowadzone: czas trwania, przerwy.
Krok 5
Wybierz komfortową salę w oparciu o liczbę osób biorących udział w spotkaniu. Każdy z nich powinien mieć miejsce, w którym może wygodnie pomieścić, ponieważ pomiędzy przerwami będziesz musiał siedzieć kilka godzin. Zadbaj o to, aby podczas spotkania podawana była herbata, kawa, ciastka, a na stołach stały szklanki i woda mineralna. Jeśli nikomu to nie przeszkadza, nie zapomnij włożyć popielniczek.
Krok 6
Poproś swoich gości o zgodę na nagranie spotkania audio, nie może być wykonane bez zgody. Usiądź gości twarzą do drzwi wejściowych, ten psychologiczny niuans pozwoli im nie czuć się zestresowanym. Poproś, aby podczas negocjacji nie rozpraszały Cię zewnętrzne rozmowy telefoniczne. Przygotuj pamiętniki i długopisy dla gości.
Krok 7
Nie zmuszaj gości do szukania Cię po przybyciu na miejsce spotkania. Ktoś musi spotkać się z nimi w holu budynku i odprowadzić ich do pomieszczenia, w którym odbędą się negocjacje.
