Dziennikarze i PR managerowie nieustannie zadają pytanie: „Jak napisać informację prasową?” Z jednej strony konieczne jest skomponowanie komunikatu prasowego w taki sposób, aby był interesujący, z drugiej zaś konieczny jest duży zwrot z publikacji.
Istnieje kilka wymagań dotyczących struktury komunikatu prasowego. Struktura jest standardowa, ale książki o dziennikarstwie uczą, że na początku trzeba odpowiedzieć na pytania: gdzie, kiedy, kto i co. Pierwsza część komunikatu prasowego powinna zawierać najciekawsze informacje, następnie - szczegóły, szczegóły, a następnie - informacje ogólne. Chodzi o strukturę wiadomości.
Na podobnej zasadzie można napisać firmowy komunikat prasowy. Nie wysyłaj jednowierszowej informacji prasowej – co możesz napisać z 200-znakowego źródła? Fajnie byłoby zmieścić informację prasową na jednej stronie - to normalna długość, ale nie jedno lub dwa zdania. Po napisaniu komunikatu prasowego zastanów się, jakie pytania może mieć czytelnik, a następnie zamieść odpowiedzi na te pytania w komunikacie prasowym.
Komunikat prasowy organizacji komercyjnej można łatwo odróżnić od komunikatu prasowego agencji rządowej. Teksty pierwszego odznaczają się żywością, podczas gdy drugi ma suchy tekst klerykalny. Czytanie ozdobnych fraz jest dość trudne. Ale na podstawie takich informacji trudno też napisać ciekawy tekst. Dlatego staraj się pisać komunikaty prasowe czystym tekstem, bez skomplikowanych fraz i fraz. Tekst można sprawdzić pod kątem czytelności i eufonii za pomocą edytora tekstu Word. Musisz wywołać sprawdzanie pisowni, przejść do menu „Narzędzia”, a następnie wybrać „Pisownia” lub nacisnąć F7. Tekst zostanie sprawdzony, po czym w okienku pojawią się informacje z ilością znaków, akapitów i zdań. Ale nie o to chodzi. Na dole okna znajdą się podstawowe informacje: poziom wykształcenia, eufonia, łatwość czytania oraz ilość trudnych zwrotów. Te parametry pokazują, jak dobrze tekst się sprawdził.
Firmowym komunikatom prasowym powinny towarzyszyć nagłówki. Oznakami złej formy są nagłówki zatytułowane „Informacje prasowe”. Lepiej wymyślić ciekawy nagłówek, który zachęci czytelnika do przeczytania tekstu. Nie zapomnij dodać swoich danych kontaktowych na końcu komunikatu prasowego: telefon, ICQ i e-mail. Nie zapomnij wpisać nazwiska odpowiedzialnego pracownika.
