Te dokumenty, które pochodzą od określonych podmiotów i posiadają wszystkie niezbędne dane, są uznawane za oficjalne. Jednocześnie w teorii prawa istnieje kilka podejść do definicji dokumentu urzędowego.
Ustalenie znaków dokumentu urzędowego ma ogromne znaczenie dla gałęzi prawa karnego, ponieważ to w kodeksie karnym Federacji Rosyjskiej z tą koncepcją wiąże się corpus delicti. W teorii prawa karnego do rozszyfrowania pojęcia „dokument urzędowy” stosuje się dwa główne podejścia.
Pierwsze podejście jest uważane za wąskie i łączy oficjalne dokumenty z ich źródłami pochodzenia. Zgodnie z tą teorią oficjalne mogą być tylko te dokumenty, które pochodzą od organów państwowych, miejskich. Bardziej popularne w dzisiejszych czasach jest szerokie podejście, zgodnie z którym oficjalne dokumenty mogą pochodzić z sektora publicznego, komercyjnego, a nawet prywatnego, czyli nie ma znaczenia źródło ich pochodzenia.
Prawidłowa rejestracja i certyfikacja
Jedną z głównych cech dokumentu urzędowego jest jego prawidłowe wykonanie i poświadczenie. Jeżeli określone zasady przetwarzania dokumentów są przewidziane w regulacyjnych aktach prawnych, wówczas dokument urzędowy musi być z nimi zgodny (na przykład zasady notarialnego poświadczania dokumentów, zasady wydawania pełnomocnictw).
Jeśli nie ma specjalnych zasad, aby dokument został uznany za oficjalny, wystarczy spełnić ogólne wymagania dotyczące jego rejestracji. Zazwyczaj wymagania te obejmują warunek, że wszystkie wymagane informacje są obecne (pieczęć, podpis, pieczęć określonego rodzaju, urzędowy lub firmowy).
Treść znaków oficjalnego dokumentu
Prawidłowe wykonanie i poświadczenie dokumentu urzędowego jest jego formalnym znakiem, jednak w obecnej praktyce sądowej obecność znaczącego znaku jest również uznawana za warunek obowiązkowy. Wskazanym znakiem jest to, że oficjalny dokument musi w pewien sposób wpływać na stosunki prawne. Może tworzyć określone prawa lub nakładać określone obowiązki.
Ponadto niektóre dokumenty urzędowe poświadczają fakty prawne, które pociągają za sobą wystąpienie określonych konsekwencji (właściwość tę posiada większość dokumentów procesowych). Jedność cech formalnych i merytorycznych, z których każdy musi być obecny w oficjalnym dokumencie, stanowi nowoczesną interpretację tego pojęcia w teorii i praktyce prawa.
