Korespondencja handlowa jest integralną częścią wielu procesów produkcyjnych. Znaczące miejsce zajmują w nim odpowiedzi na oficjalne apele różnych organizacji, w tym kontrolujących. W przypadku takich listów wymagany jest oficjalny styl biznesowy, jest to całkiem do przyjęcia, ponadto preferowane są biurokratyczne zwroty. Nie ma w nich miejsca na emocje, nawet jeśli twierdzenia, że otrzymany przez Ciebie apel jest niestosowny.
Niezbędny
- - komputer;
- - dostęp do Internetu lub drukarka;
- - papier firmowy;
- - poczta, kurier lub osobista wizyta w siedzibie adresata (nie we wszystkich przypadkach);
- - tekst listu, na który odpowiadasz.
Instrukcje
Krok 1
Napisz swoją odpowiedź na papierze firmowym. Nie zapomnij przypisać do listu numeru wychodzącego, zarejestrować go w sekretariacie lub w urzędzie i wpisać datę.
Krok 2
Odpowiedź zaadresuj do osoby, której podpis znajduje się pod listem. Zwykle przedstawia tytuł i nazwisko z inicjałami. Spróbuj znaleźć jego imię i nazwisko. Zrób to przez Internet lub telefon bezpośrednio do organizacji, z której przyszedł list. Zwykle na dole oficjalnego listu wskazane jest nazwisko wykonawcy i jego numer telefonu. Informacje te będą przydatne do dalszej interakcji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Odpowiedź powinna być jednak skierowana na nazwisko osoby, której podpis znajduje się pod apelem, który do Ciebie wpłynął. Jego inicjały wystarczą w „nagłówku” odpowiedzi. Ale list musi zaczynać się od imienia i nazwiska i nazwiska: „Drogi Iwan Iwanowicz!”
Krok 3
Na samym początku odpowiedzi podaj dane wyjściowe listu. Zazwyczaj oficjalne odwołania zawierają numer wychodzący, data jest obowiązkowa. Ogólnie przyjęte sformułowanie pierwszego zdania: „W odpowiedzi na Twoje pismo (odwołanie, żądanie informacji, reklamacja, skarga – w zależności od sytuacji) nr tak a tak z takiego a takiego numeru uważamy to za konieczne (opcja – my może) zgłosić co następuje."
Krok 4
Następnie odpowiedz na pytania zawarte w liście w tej samej kolejności, w jakiej zostały w nim podane.
Krok 5
Jeżeli Twoim zdaniem jakiekolwiek roszczenia lub roszczenia skierowane przeciwko Tobie lub Twojej organizacji przez autora listu są niezgodne z prawem, wskaż, że nie mogą być spełnione i wyjaśnij przyczynę, powołując się na przepisy obowiązującego ustawodawstwa, które w Twoim opinia, sprzeczność.
Krok 6
Użyj wyrażenia „Pozdrawiam” na końcu odpowiedzi. Będziesz musiał to zrobić, nawet jeśli uważasz, że adresat nie jest godny szacunku. Nie ma jednak potrzeby udowadniania tej opinii. Nie zapomnij podać również swojego tytułu, nazwiska i inicjałów. Jeśli przesyłasz odpowiedź w formie papierowej, prosimy o złożenie pod nią podpisu.
