Charakterystyka jako dokument pełni funkcje potwierdzania danych osobowych osoby, zapoznawania się z jej cechami osobistymi i biznesowymi, określania cech charakteru i zachowania. Każda z funkcji przejawia się w określony sposób, w zależności od miejsca, w którym prezentowana jest charakterystyka.
Funkcja cechy jako dokumentu z góry determinuje jej przeznaczenie w zależności od miejsca prezentacji. Może więc wystąpić o nią pracodawca przy ubieganiu się o nową pracę, organy opiekuńcze przy rozpatrywaniu wniosku o opiekę, organy sądowe i śledcze przy prowadzeniu postępowania karnego, banki przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu dużej pożyczki. Z reguły wymagana jest charakterystyka z miejsca pracy, nauki, w niektórych przypadkach wymagana jest charakterystyka gospodarstwa domowego z miejsca zamieszkania konkretnego obywatela (w tym przypadku zwykle zwracają się do sąsiadów). Ogólną funkcją cechy jest potwierdzenie danych osobowych konkretnej osoby. Również w niektórych przypadkach służy zapoznaniu się z biznesem, cechami osobistymi, określeniem specyfiki charakteru, zachowania w życiu codziennym, w zespole.
Znajomość cech biznesowych obywatela
Ta funkcja cechy przejawia się, gdy jest przewidziana na zatrudnienie, w bankach, a częściowo - w organach opiekuńczych i powierniczych. Dokument wydawany jest zwykle z miejsca pracy (w przypadku zatrudnienia - przez poprzednich pracodawców), opisuje wiedzę, umiejętności i zdolności pracownika, jego sukcesy zawodowe i osiągnięcia, doświadczenie zawodowe w określonej dziedzinie. Takie cechy z reguły mają typową strukturę, dlatego wielu współczesnych pracodawców zastępuje je listami polecającymi, które korzystnie wyróżniają się bardziej swobodnym stylem prezentacji. Organizacje kredytowe mogą poprosić o profil, aby określić pozycję wnioskodawcy o pożyczkę w firmie, stosunek współpracowników i kierownictwa do niego. Organy opiekuńcze bardziej interesują się osobistymi i codziennymi cechami obywatela, dlatego nie oceniają priorytetowo cech biznesowych.
Badanie cech osobowości, zachowania i stylu życia
Funkcję tę pełni cecha na wniosek organów państwowych, którymi najczęściej są sądy i jednostki śledcze. W takim przypadku cechy osobowości podejrzanego, oskarżonego mogą stać się istotnym czynnikiem, który pozytywnie lub negatywnie wpłynie na surowość wymierzonej kary, wybrany środek przymusu. Taki dokument można zażądać nie tylko z miejsca pracy, ale także z miejsca stałego zamieszkania, gdyż ważne są również codzienne cechy danej osoby, cechy jej zachowania, styl życia.
