Pilnie potrzebujesz dokumentu, ale nie pamiętasz, gdzie go położyłeś? Zaprowadź porządek w swoim biurze, ułóż wszystko w ponumerowanych folderach - to ułatwi Ci pracę.
Porządkujemy w gazetach
Jeśli dokumentów jest niewiele i dotyczą jednego obszaru aplikacji, należy je umieścić w jednym miejscu, najlepiej w folderze. Ale z reguły jeden folder to za mało, powinno być ich kilka. Na przykład folder z dokumentami założycielskimi firmy, na pisma, do umów z dostawcami itp.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa wzrasta liczba folderów. Możesz potrzebować dla nich nie jednej, ale kilku półek. I wtedy pojawiają się pracownicy, którzy będą mieli własny obieg dokumentów i swoje foldery. Oznacza to, że pierwszą zasadą porządku jest dystrybucja dokumentów do folderów tematycznych, które powinny znajdować się na półce.
Obecnie przemysł produkuje tace poziome i pionowe. Są bardzo praktyczne, zajmują mało miejsca, dobrze układają się na stole i pozwalają mieć pod ręką wszystkie podstawowe i często używane dokumenty, bez konieczności zakupu nowych mebli.
Rejestr
Jeśli dokumentów jest wiele, możesz dla nich lub kilku sporządzić specjalny rejestr (dziennik rejestracji). Na przykład dzienniki dokumentacji przychodzącej i wychodzącej. Zawierają one datę rejestracji i numer dokumentu przychodzącego (wychodzącego), jego krótką treść i/lub nazwę oraz gdzie dokument jest wysyłany (do jakiego działu, do jakiego urzędnika został przekazany, w jakim folderze jest umieszczony itp.).
Dla części lub wszystkich folderów, jeśli jest wiele dokumentów i wiele podobnych folderów (w rozumieniu), może być potrzebny rejestr dokumentów w każdym folderze, czyli ich lista, która jest zagnieżdżona lub w jakiś sposób dołączona do środek folderu. Każdemu dokumentowi można nadać numer (jeśli wcześniej go tam nie było) lub nadać własny. Wtedy nie będziesz musiał przeglądać wszystkich dokumentów, ale po prostu spójrz na ich listę, a następnie weź niezbędny numer.
Umieść dokumenty w odpowiednich teczkach, tacach i półkach, rozpocznij je na czas, a wszystko szybko i łatwo znajdziesz.
Utrzymywanie porządku w miejscu pracy
Miejsce pracy musi być utrzymane w porządku. Staraj się czyścić stół codziennie lub przynajmniej raz na kilka dni. Niezbędne dokumenty możesz zostawić na stole, resztę położyć w teczkach, na tacach i półkach, a jeśli je komuś zabrałeś, to zwróć. Tylko jeśli to dasz, lepiej dobrze zapamiętać, kto lub nawet to zapisać.
I w końcu. Osoba, której dokumenty są zawsze na miejscu, łatwo ją znaleźć i przywieźć na czas, zawsze w dobrej reputacji u władz. Życzymy tego z całego serca.
