Planowanie i organizowanie godzin pracy jest ważnym elementem efektywnej pracy na każdym stanowisku. W przypadku stanowiska kierowniczego jeszcze bardziej wzrasta znaczenie wstępnego planowania, dlatego konieczne jest bardzo uważne podejście do tej kwestii.
Instrukcje
Krok 1
Kierownik może sam zaplanować swój czas lub całkowicie lub częściowo przekazać tę funkcję sekretarzowi-asystentowi. W każdym razie nie można obejść się bez interakcji z sekretarzem, ponieważ to on przygotowuje i organizuje spotkania, materiały na spotkania, odbiera połączenia przychodzące. Ponadto sekretarz zwykle trzyma w głowie wszystkie znane mu plany kierownika i stara się je rozłożyć według godzin pracy, dlatego bardzo ważne jest, aby niezwłocznie powiadamiać sekretarza o zmianach w jego planach.
Krok 2
Ale nie powinieneś polegać wyłącznie na sekretarce, ważne jest, aby nauczyć się alokować swój czas w taki sposób, aby mieć czas na zrobienie wszystkiego, co zaplanowano. Dobrym sposobem na to jest przeanalizowanie każdej minionej godziny i dokładne sprawdzenie, co zostało zrobione i ile czasu to zajęło. Niezbędne jest również podkreślenie dla siebie głównych globalnych zadań jako lidera i poświęcenie większości swojego czasu pracy na ich rozwiązanie. W każdym razie najważniejsze zadania należy rozwiązać w pierwszej kolejności, ponieważ wiadomo, że 80% bieżących zadań jest rozwiązywanych w ciągu pierwszych 20% dnia roboczego, a resztę czasu spędza się tylko na 20% z pracy.
Krok 3
Nie pozwól, aby losowe wydarzenia przekroczyły Twój harmonogram. Lepiej jest poświęcić im trochę czasu z wyprzedzeniem w planach, dzięki temu będziesz mieć większe szanse na wykonanie głównych zadań. Planując spotkania, eventy, spotkania, konferencje postępuj od czasu rzeczywistego, którego będą wymagały, biorąc pod uwagę przygotowanie, wstępną znajomość materiałów, spontaniczne dyskusje i pytania. Staraj się rozłożyć takie wydarzenia w czasie, aby początek następnego spotkania nie opierał się na końcu poprzedniego, ponieważ w tym przypadku często będziesz zmuszony albo się spóźnić, albo zmiażdżyć finał.
Krok 4
Do obowiązków sekretarki często należy wstępne planowanie dnia i tygodnia z uwzględnieniem otrzymanych wezwań, ofert, zaproszeń. Wskazane jest, aby pod koniec dnia roboczego omówić z sekretarzem swój pomysł na swój harmonogram, wprowadzając do niego poprawki. Jeszcze lepiej zrobić to po południu, aby sekretarz miał możliwość wprowadzania zmian, dzwonienia z propozycją odroczenia tego czy innego wydarzenia. Stały kontakt z sekretarzem powinien stać się nawykiem, ponieważ jego harmonogram zależy bezpośrednio od Ciebie, a wiele wydarzeń wymaga z jego strony wstępnego przygotowania.
Krok 5
Przeanalizuj minione dni robocze pod kątem efektywnego przydzielania czasu. Być może zobaczysz rozwiązania, które pozwolą Ci zrobić więcej, na przykład zorganizować kilka spotkań w tej samej okolicy lub połączyć kilka wydarzeń. Rób notatki o przeszłych i planowanych wydarzeniach w swoim dzienniku.
