Właściwe przechowywanie dokumentacji pozwoli uniknąć problemów ze znalezieniem odpowiednich umów. Po spędzeniu trochę czasu na składaniu papierów wartościowych będziesz mieć pewność, że te niezbędne będą zawsze pod ręką.
Instrukcje
Krok 1
Aby łatwo znaleźć potrzebny dokument, zrób księgę rachunkową. Podaj numer umowy i wpisz go do tego notatnika. Oprócz numeru seryjnego zapisz datę zawarcia umowy. Linia w czasopiśmie powinna wyglądać następująco: 1. Umowa nr 987DL z dnia 23.03.2010. Obok w uwagach należy wskazać istotę umowy, jeśli wymaga tego korporacyjny styl archiwizacji.
Krok 2
Utwórz dla każdego podmiotu prawnego, jeśli w organizacji jest ich kilka, własny rejestr dokumentów. Użyj konwencjonalnych symboli, aby je oznaczyć. Na przykład wprowadź umowy LLC „Funny Pictures” jako 987ВК. A kontrakty z OJSC "Murzilka" oznaczają 987M. Przypisuj numery ściśle, aby uniknąć nieporozumień.
Krok 3
Złóż umowę do folderu dopiero po przejściu wszystkich etapów akceptacji, podpisaniu przez dyrektorów generalnych obu stron i nałożeniu wszystkich pieczęci. Wybierz segregatory w twardej oprawie, aby Twoje dokumenty były bezpieczne. Utwórz osobny folder dla każdego podmiotu prawnego.
Krok 4
Aby włożyć kontrakt do segregatora, ostrożnie usuń spinacz do papieru, który łączy arkusze. Wybij nowe otwory dziurkaczem. Włóż dokument do teczki i zabezpiecz go metalowymi wąsami. Oddziel jedną umowę od drugiej czystą kartką A4.
Krok 5
Istnieje inny sposób archiwizacji dokumentów. Kup komplet przezroczystych plików. Umieść każdą umowę w osobnej okładce i zabezpiecz ją w teczce.
Krok 6
Nie wkładaj zbyt wielu kontraktów do jednego folderu – kartki mogą się marszczyć. Segregator powinien się łatwo zamykać, aby papier nie wystawał.
Krok 7
Odłóż osobną półkę na regale do przechowywania teczek z dokumentami. Na końcu segregatora należy wskazać rok i osobę prawną, dla której sporządzono umowy. W ten sposób możesz w razie potrzeby szybko znaleźć potrzebne umowy.
Krok 8
Nie ma potrzeby prowadzenia teczek z dokumentami sfinalizowanymi 3-4 lata temu. Włóż je do szczelnych kartonów, podpisując rok i osobę prawną, która jest właścicielem umowy. Wyślij paczki do magazynu. Znajdź suche miejsce do przechowywania. Wilgoć może zabić papiery wartościowe.
