Przejście na nowy format dokumentu nastąpi już w 2021 roku. Dzięki niemu uzyskasz bezpośredni i szybki dostęp do informacji o aktywności zawodowej nie tylko dla pracownika, ale także dla potencjalnego pracodawcy i odpowiednich organów.
Powody przejścia
W większości krajów europejskich papierowe formaty ewidencji ludności pracującej już dawno przestały istnieć. Zostały one zastąpione elektronicznymi bazami danych i listami rekomendacyjnymi z Funduszu Emerytalnego i pracodawców.
Zeszyt pracy jest głównym dokumentem oficjalnie zatrudnionego obywatela. Zawiera informacje ważne dla pracodawców i Funduszu Emerytalnego dotyczące miejsca pracy, obowiązków zawodowych, występowania nagan lub zachęt, powodów przejścia do innej organizacji. Na tej podstawie obliczany jest również całkowity staż pracy, co bezpośrednio wpływa na kształtowanie przyszłej emerytury.
Przy papierowej formie książeczki pracy mogą pojawić się trudności: pogorszenie, uszkodzenie lub strata z winy pracodawcy lub samego pracownika, niemożność niezwłocznego przekazania dostępnych informacji działowi personalnemu lub wyspecjalizowanym agencjom i organom; zdarzają się również częstsze przypadki oszustw polegających na wprowadzaniu niedokładnych lub zmienionych danych. Może to wiązać się z czasochłonnymi i psychologicznymi procedurami: odbiór dokumentów, podróż, kolejki.
Obywatele będą szczególnie narażeni w przypadku utraty informacji o aktach pracy z następujących powodów:
- Urlop macierzyński;
- Przerwa w pracy, w tym niepełnosprawność;
- Przeprowadzka z jednej osady (miasta, regionu itp.) do drugiej;
- Likwidacja dotychczasowego miejsca pracy.
Elektroniczny zeszyt ćwiczeń ma na celu wyeliminowanie wszystkich powyższych problemów, ponieważ będzie to zarejestrowany plik znajdujący się w ogólnorosyjskiej bazie danych księgowych. Dostęp do tej bazy danych będą miały do dyspozycji agencje i organy rządowe. Będzie on zintegrowany m.in. z Funduszem Emerytalnym, Departamentem Ochrony Socjalnej Ludności, służbą zatrudnienia, służbą personalną organizacji, w której aktualnie pracuje obywatel.
Pojęcie i zalety elektronicznego zeszytu ćwiczeń
Nie będzie różnic między książką papierową a elektroniczną, są one całkowicie identyczne pod względem informacji o pracowniku. Ich lista pozostanie następująca:
- miejsce pracy;
- ogólny okres pracy w każdym miejscu pracy;
- stanowisko pracownika (zawód, specjalność);
- kwalifikacje (poziom, stopień, klasa, kategoria);
- daty rejestracji początku i końca stosunków pracy;
- środki zachęty lub kary;
- przemieszczanie pozycji, w tym transfery i zwolnienia;
- praca w niepełnym wymiarze godzin (na prośbę pracownika).
Elektroniczny zeszyt ćwiczeń będzie przechowywany na osobistym koncie pracownika na stronie internetowej funduszu emerytalnego, a także na portalu usług państwowych. Niezbędne informacje zostaną przekazane w formie wyciągu. Może być wydany przez Fundusz Emerytalny, Wielofunkcyjne Centrum Usług Publicznych (MFC) lub obecnego pracodawcę. Wypis jest dostarczany bez podania miejsca zamieszkania lub zatrudnienia pracownika.
Ubiegając się o nowe miejsce pracy, obywatel może wykonać kilka czynności: otrzymać wyciąg z ww. urzędów, samodzielnie przesłać dane pocztą e-mail lub zapisać i przekazać je na nośniku cyfrowym. W przypadku dwóch ostatnich metod musisz dodać podpis elektroniczny do danych.
Zalety elektronicznych skoroszytów to:
- Minimalizacja błędnych, niedokładnych lub świadomie niedokładnych informacji;
- Szybki dostęp do informacji, a także, w razie potrzeby, niezwłoczne ich dostarczenie;
- Obniżenie kosztów pracownika i pracodawcy związanych z nabyciem, utrzymaniem i przechowywaniem nośników papierowych o czynnościach zawodowych;
- Możliwość zatrudnienia na odległość;
- Zdalna rejestracja usług publicznych, świadczeń, emerytur itp.
- Bezpieczeństwo i bezpieczeństwo danych na poziomie państwa.
Zalety nowego systemu księgowego są niezaprzeczalne, ale ta innowacja ma również wady. Dotyczy to przede wszystkim rządowych kosztów opracowania, wdrożenia, wsparcia i ochrony bazy danych. Również początkowo zaistnieje potrzeba przesłania do systemu kolosalnej ilości danych o aktywności zawodowej obywateli z papierowych mediów, co może pociągać za sobą zarówno błahe błędy operatorów, jak i awarie w systemie. Kolejną przeszkodą jest brak dostępu do Internetu w regionach, to samo dotyczy odległych wsi i wsi.
Proces przejścia
Przejście na ten system planowane jest na początek 2021 roku. Będzie to dobrowolne dla tych, którzy do tego czasu mają już doświadczenie. Pracodawcy, którzy zamierzają dostać pracę po raz pierwszy od stycznia 2021 r., pracodawcy uruchomią tylko wersję elektroniczną.
W przypadku pracowników chcących nadal prowadzić papierową książeczkę pracy konieczne jest złożenie wniosku w dowolnej formie do działu HR do końca 2020 roku. Wówczas pracodawca będzie prowadził ewidencję zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Jeśli wniosek nie zostanie złożony, wówczas papierowe zeszyty pracy zostaną przekazane takim pracownikom, a dalsze zmiany będą dokonywane tylko w formacie cyfrowym.
