Niektóre firmy posiadają dokumentację od dziesięcioleci. Aby ważne dokumenty nie pomarszczyły się lub nie zgubiły, należy je umieścić w teczkach wykonanych z twardego kartonu lub plastiku. Nadaj każdej umowie osobny numer w celu identyfikacji.
Instrukcje
Krok 1
Aby ułatwić znalezienie pożądanego kontraktu, prowadź księgę rekordów. Nadaj dokumentowi numer i wpisz go do tego dziennika. Oprócz numeru podaj datę zawarcia umowy. Wpis w dzienniku powinien wyglądać następująco: 1. Umowa nr 123TP z dnia 22.02.2011. W notatkach można wskazać istotę umowy, jeśli wymaga tego korporacyjny styl dokumentacji.
Krok 2
Jeśli w firmie jest kilka osób prawnych, utwórz osobną księgę umów dla każdej z nich. W notacji używaj konwencjonalnych symboli. Na przykład zapisz kontrakty Masza i Niedźwiedzie OJSC jako 123MM. I oznacz papiery wartościowe ZAO „Three Little Pigs” za pomocą 123TP. Przypisz numery, aby uniknąć nieporozumień.
Krok 3
Po przejściu przez umowę wszystkich akceptacji, podpisanych przez dyrektorów generalnych obu stron, nałożeniu pieczęci, można ją złożyć w teczce. Wybierz teczki z twardą okładką – zapewnią bezpieczeństwo dokumentów. Każda osoba prawna potrzebuje własnego folderu.
Krok 4
Przed prześcieradłami. Weź dziurkacz i przebij nowe dziury. Umieść dokument w teczce i zabezpiecz go specjalnymi antenami. Oddziel jedną umowę od drugiej czystą kartką A4.
Krok 5
Możesz też składać umowy w inny sposób. Będzie to wymagało przezroczystych plików. Umieść każdy dokument w osobnym pliku i przypnij go do folderu.
Krok 6
Nie przechowuj zbyt wielu umów w jednym folderze – mogą się pomarszczyć. Folder powinien być łatwy do zamknięcia, poszczególne kartki nie powinny odstawać.
Krok 7
Do przechowywania teczek z umowami mają osobną półkę w szafie. W folderze wpisz rok i osobę prawną będącą właścicielem dokumentów. Dzięki temu w razie potrzeby szybko znajdziesz odpowiednie dokumenty.
Krok 8
Nie ma potrzeby ciągłego przechowywania teczek z umowami sprzed trzech lat. Ułóż je w kartonach, podpisując rok i osobę prawną, dla której dokumenty są wydawane. Wyślij pudła do magazynu. Wybierz suche miejsce do przechowywania. Wilgoć szkodzi papierowi.
