Sekretarka w biurze pełni również funkcje dyspozytorskie. To za jego pośrednictwem realizowane są podstawowe kontakty i urzędowa komunikacja telefoniczna. Pierwsze wrażenie o Twojej firmie, jakie uzyska osoba, która się z Tobą kontaktuje, zależy od tego, jak kompetentnie i profesjonalnie sekretarka komunikuje się przez telefon. Dlatego, aby odebrać telefon, sekretarka musi znać etykietę biznesową.
Instrukcje
Krok 1
Zawsze kontroluj swoje emocje i nastrój. Bez względu na to, jak zabawny lub smutny jesteś, podnosząc słuchawkę, musisz być dyskretny i rzeczowy. Twój ton powinien być równy, spokojny i życzliwy. Jeśli spieszysz się, aby się zbliżyć i brakuje Ci tchu, przed wypowiedzeniem powitania weź kilka głębokich oddechów i wydechów, aby znormalizować oddech.
Krok 2
Gdy odbierasz połączenie, zawsze najpierw rozpoczynaj rozmowę, nie czekając na to, co powie ci drugi koniec słuchawki. Powinno to być standardowe wprowadzenie i powitanie. Przywitaj się i nazwij firmę, do której dzwonił twój rozmówca. Jeśli się nie przedstawił, przeproś, zapytaj z kim rozmawiasz.
Krok 3
Poznaj problemy i funkcje, które pełnią działy Twojej firmy i są rozwiązywane przez konkretnych specjalistów, aby poprawnie przekazywać połączenia przychodzące od klientów i klientów. Przekazując połączenie, podaj imię i nazwisko specjalisty, z którym łączysz swojego rozmówcę telefonicznego. Pracownikowi, do którego przełączyłeś połączenie, podaj nazwę dzwoniącego i pytanie, na które złożył wniosek. Nie powinieneś pełnić funkcji doradcy, nawet jeśli potrafisz to dobrze, pozwól osobie rozwiązać swoje problemy z tymi specjalistami, którzy są do tego upoważnieni.
Krok 4
Możesz podać podstawowe informacje, jeśli pojawią się takie pytania: pełna nazwa firmy, nazwisko, imię i nazwisko dyrektora, jego zastępców i kierowników działów, adres biura. Sporządź i uzgodnij z dyrektorem osobną listę osób, dla których zawsze będzie wolny.
Krok 5
Pamiętaj, aby prowadzić rejestr połączeń. Zapisz wszystko, o co zostaniesz poproszony, nie polegaj na pamięci, aby nie zapomnieć o niczym ważnym. Wszystkie informacje muszą być przekazywane tym, dla których są przeznaczone. Podaj nazwę firmy lub nazwisko i imię osoby dzwoniącej, zapisz numer telefonu, na który możesz oddzwonić, datę i godzinę połączenia.
