W niektórych organizacjach zdarza się, że główny księgowy odchodzi z dowolnego powodu. Następnie kierownik zatrudnia nowego. Oczywiście przed rozpoczęciem pracy nowy pracownik musi zaakceptować dokumenty. Kolejność tej procedury nie jest nigdzie ustalona, ale mimo to należy zachować ostrożność. Jak możesz zaakceptować dokumentację bez szkody dla siebie?
Instrukcje
Krok 1
Najpierw musisz uzyskać informacje o tym, kto przekaże dokumenty. Zdarzają się przypadki, gdy głównego księgowego nie ma już w miejscu pracy, wtedy wszystko trzeba będzie odebrać szefowi lub zastępcy głównego księgowego. W przypadku nieobecności wcześniej pracującego pracownika masz prawo nie podpisywać zaświadczenia o przyjęciu. Jest skomponowany w dowolnej formie.
Krok 2
Następnie szef przedsiębiorstwa musi wydać nakaz powołania nowego głównego księgowego. W zleceniu należy również określić, od kiedy przejmiesz obowiązki głównego księgowego, np. będziesz miał prawo do podpisania itp.
Krok 3
Trzeba też zapoznać się z danymi w komputerze, porównać niektóre z nośnikami papierowymi, np. z książką sprzedaży. Następnie wyjaśnij, jakie dane należy wprowadzić.
Krok 4
Czasami zdarza się, że w bazie komputerowej są jakieś dane, ale na papierze zupełnie inne. Saldo jest całkowicie skompilowane z „sufitu”. W takim przypadku wszystko to należy omówić z kierownikiem, ponieważ odbudowa bazy to bardzo czasochłonny i kosztowny proces. Czy twój szef zgodziłby się zapłacić ci za to premię? W każdym razie konieczne jest ostrzeżenie o możliwych problemach z organami podatkowymi, w przeciwnym razie wszystkie „bigwigi” mogą na ciebie lecieć.
Krok 5
Doskonałym rozwiązaniem byłoby, gdyby przed odejściem głównego księgowego audyt przeszedł, ale z reguły menedżerowie nie spieszą się z jego przeprowadzeniem.
Krok 6
Dokumentem używanym przy przekazywaniu spraw jest akt przyjęcia i przekazania. Rejestruje wszystkie nazwy dokumentów, liczbę teczek, rejestrów, czasopism, stan bazy danych w komputerze i inne.
Krok 7
Jeśli kampania jest duża i ma cały sztab księgowych, to niewłaściwe jest przekazywanie absolutnie wszystkich dokumentów, np. jeśli jest księgowy, który zajmuje się tylko wynagrodzeniami, to nie warto przekazywać dokumentacji płatniczej.
Krok 8
Do obowiązków głównego księgowego należy prowadzenie ewidencji zarządczej, podatkowej i księgowej, składanie sprawozdań. Z tego wynika, że konieczne jest przekazanie tylko tych dokumentów, za które odpowiada główny księgowy. Oczywiście możesz zapoznać się z innymi dokumentami, że tak powiem, dla własnego spokoju.
Krok 9
Należy również koniecznie zapoznać się z obsługą bazy pieniężnej, czyli sprawdzić dane, upewnić się, że są one dostępne i zobaczyć stan książeczki czekowej, rachunku bieżącego. Oprócz księgowych kasjer musi podpisać akt otrzymywania i przekazywania dokumentów dotyczących transakcji pieniężnych.
Krok 10
Wszystkie dokumenty z ostatnich 5 lat muszą zostać zaakceptowane. W przypadku, gdy organizacja nie przeprowadziła kontroli na miejscu przez 3 lata, należy bardzo dokładnie sprawdzić dokumenty za ten okres. Jeśli zostaną znalezione błędy, popraw je, w razie potrzeby przedstaw zaktualizowane deklaracje. Ale zrób to wszystko, powiadamiając szefa organizacji o sytuacji.
