Cechy budowania konstruktywnego dialogu biznesowego zależą od sytuacji, w jakiej się on odbywa oraz celów, jakie są przed Tobą stawiane. W każdym razie musisz wcześniej przemyśleć pytania i odpowiedzi rozmówcy, a tym bardziej audytorowi.
Instrukcje
Krok 1
W dzisiejszych czasach audytorzy są niezwykle rzadko zaskoczeni. Najczęściej z wyprzedzeniem informują o swojej wizycie lub nawet mają harmonogram przyjazdów – tygodniowy lub miesięczny. Znając dzień, w którym nadejdzie czek, przygotuj wcześniej wszystkie niezbędne dokumenty i umieść je w osobnym pliku.
Krok 2
Przejrzyj przygotowane dokumenty. Zwróć uwagę na wątpliwe miejsca w nich. Mogą również zadawać pytania audytorom. Przerób wcześniej dokumenty lub zastanów się, na co dokładnie odpowiesz. Zapisz wszystkie argumenty na kartce papieru, podaj dodatkowe informacje.
Krok 3
Kiedy przybędzie audytor, zapytaj, jakiej pomocy potrzebuje. Możesz potrzebować papeterii - papieru, długopisu. Albo komputer z dostępem do internetu. Mów grzecznie i uprzejmie. Ty i on wykonujecie swoje obowiązki służbowe, gdzie nie ma miejsca na emocje.
Krok 4
Zapytaj audytora, czy Twoja obecność jest potrzebna. Może uda mu się to zrobić sam. Wychodząc koniecznie zostaw swój numer telefonu kontaktowego – komórkowego i służbowego, aby audytor zawsze mógł się z Tobą skontaktować.
Krok 5
Jeśli audytor ma pytania, odpowiadaj na nie jasno, nie odbiegając od tematu. Nikt nie potrzebuje zbędnych szczegółów. Ponadto dodatkowe informacje mogą wywołać nową kontrolę, która będzie się przeciągać przez długi czas.
Krok 6
Rozmawiając z audytorem, zwracaj uwagę na pytania, które zadaje. Co go bardziej interesuje, a co budzi wątpliwości. Przygotuj dokumenty na kolejną wizytę na podstawie otrzymanych informacji.
Krok 7
Jeśli nie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytanie audytora, skontaktuj się ze swoim przełożonym. Lub poproś o czas na przygotowanie informacji. W żadnym wypadku nie należy mówić audytorowi „nie wiem”. Może to powodować niepewność co do twoich kompetencji.
Krok 8
W rozmowie staraj się nie używać konkretnych terminów związanych np. z produkcją, które mogą nie być znane audytorowi. Lub odszyfruj je natychmiast.
Krok 9
Zachowaj spokój i pomoc oraz jasno odpowiadaj na pytania. Wtedy zbudujesz konstruktywny dialog i stworzysz fundament życzliwych, wzajemnie korzystnych relacji na przyszłość.
