Obecnie żadna poważna firma nie może obejść się bez korespondencji biznesowej, dlatego doskonalenie jej umiejętności jest niezwykle ważne we współczesnym społeczeństwie. Co więcej, umiejętności te są niezbędne nie tylko właścicielom firm, ale także zwykłym pracownikom, którzy mogą korespondować z partnerami firmy.
Instrukcje
Krok 1
Skup się na celu korespondencji i trzymaj się go w liście. Aby to zrobić, należy przede wszystkim zrozumieć, że wszelka komunikacja ma na celu potrzebę poinformowania rozmówcy lub jego przekonań. W zależności od konkretnej sytuacji nacisk można przesunąć na jedną stronę.
Krok 2
Stwórz pozytywny wizerunek biznesowy w oczach rozmówcy. W żadnym wypadku tego kroku nie należy lekceważyć ani traktować niedbale, gdyż ukształtowany stosunek do nadawcy listu, nawet po pobieżnej lekturze, na długo pozostanie w pamięci adresata. Na biznesowy wizerunek listu wpływa sześć głównych kryteriów, takich jak: właściwy wybór tematu listu, czas odpowiedzi na list, właściwy osobisty apel, wyrażenie wdzięczności za przeczytanie listu, zakończenie listu na pozytywna notatka i poprawny podpis nadawcy.
Krok 3
Stwórz w liście postawę lojalnego klienta wobec siebie lub swojej firmy. Według marketerów około 80% zysków firmy pochodzi od jej stałych klientów, dlatego ich wymagania należy traktować ze szczególną troską. Aby zwiększyć lojalność stałych klientów, należy w liście kontrolować następujące trzy punkty: zwracać uwagę na potrzeby klienta, posługiwać się słownictwem adresata w tekście listu i kierować się logiką adresata. Tylko zbliżając się do klienta, nadawca będzie mógł w pełni zaspokoić jego życzenia.
Krok 4
Podziel literę na elementy semantyczne. W takim przypadku będzie to brzmiało bardziej przekonująco dla adresata. Są trzy takie elementy: informacja o tym, co oferuje nadawca, jasny przekaz o korzyściach dla adresata oraz przekonujące argumenty na potwierdzenie głównych punktów listu.
Krok 5
Buduj zdania tak, aby wyraźnie odpowiadały normom języka, w którym są napisane. Ta funkcja pisowni wpływa na postrzeganie informacji przez daną osobę. Ułóż członki zdania w najprostszej kolejności przyjętej dla danego języka. Same zdania powinny być zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Umieść dodatkowe spacje między akapitami, aby ułatwić czytelnikowi zrozumienie informacji.
