Etykieta to pojęcie wieloaspektowe, istnieją zasady zachowania w społeczeństwie, przy stole czy w miejscach publicznych. Istnieje również coś takiego jak etykieta biznesowa, w szczególności etykieta biznesowa. Reputacja firmy w dużej mierze zależy od tego, jak prowadzona jest korespondencja z klientami, pracownikami i partnerami.
Ogólne zasady korespondencji biznesowej
Mowa pisemna bardzo różni się od ustnej, zwłaszcza korespondencji biznesowej. Współczesne realia są takie, że pisanie coraz częściej oznacza wiadomość e-mail, a nie wiadomość na papierze.
Jeśli chodzi o negocjacje biznesowe z partnerami, o wszelkie komunikaty związane z momentami biznesowymi, e-mail jest najlepszą opcją przekazywania informacji. Jednak pisanie zaproszenia, podziękowania czy listu gratulacyjnego odbywa się na papierze.
Za dobrą praktykę uważa się używanie wysokiej jakości papieru, najlepiej papieru firmowego z logo organizacji. Lepiej dostarczyć ważne listy lub zaproszenia na imprezy okolicznościowe kurierem lub listem poleconym. Przekaz na pięknym, wysokiej jakości papierze wygląda solidnie i podnosi ocenę firmy.
W korespondencji biznesowej ważna jest poprawność, umiejętność czytania i pisania oraz trafność przekazu. Niedopuszczalna jest przesadna emocjonalność, poufałość, obraźliwe uwagi, a także długość i niejednoznaczność prezentacji.
Ważne jest, aby ustrukturyzować tekst, poprawnie rozmieścić akcenty i znaki interpunkcyjne, aby odbiorca bardzo dokładnie wiedział, o czym dokładnie jest list.
Jeśli chodzi o styl komunikacji, lepiej unikać kwiecistych fraz, skomplikowanych wielopoziomowych zdań i niepotrzebnych słów. Dopuszczalna jest obfitość fachowych klisz w korespondencji biznesowej.
Dla jasności możesz dodać do tekstu wykresy, diagramy lub tabele.
Niedopuszczalne jest używanie emotikonów i obrazków w korespondencji biznesowej. Przed wysłaniem sprawdź tekst pod kątem błędów i literówek.
Zasady projektowania listów biznesowych
Dobrze napisany list biznesowy musi mieć przejrzystą strukturę. Nie ma jednego standardu, ale istnieją ogólne zasady projektowania.
List biznesowy składa się z nagłówka, pozdrowienia, treści (podstawy), pożegnania, podpisu i danych organizacji wysyłającej.
„Nagłówek” listu zwykle zawiera nazwę organizacji, logo, adres i kontakty do komunikacji (telefon, e-mail, faks).
W nagłówku można również podać rodzaj działalności firmy oraz nazwiska kierowników.
Czapka jest najczęściej drukowana na środku arkusza, czasami może znajdować się w górnym rogu.
Renomowana firma powinna mieć własny papier firmowy. Również e-maile powinny mieć formularze, co nadaje organizacji solidność.
W części powitalnej możesz napisać „Dzień dobry” lub „Cześć”, jeśli wiadomość nie ma ściśle interpersonalnego charakteru. W jasnym piśmie biznesowym, zawiadomieniu lub innej dokumentacji biznesowej bardziej odpowiednie będzie natychmiastowe zwrócenie się do adresata po imieniu i nazwisku.
W korespondencji biznesowej najważniejsza jest główna treść listu – podstawa.
Ta część ma największy ładunek informacyjny, to w niej ujawnia się cel odwołania.
Powodów kontaktu może być kilka, odpowiednio prezentację każdego aspektu należy rozpocząć od osobnego akapitu. Uporządkowanie głównej części listu jest niezbędne do rozróżnienia tematów i lepszego zrozumienia informacji.
Przykładami paragrafów są następujące zwroty: „prosimy”, „informujemy”, „oferta do rozpatrzenia” i inne.
Warto pamiętać, że w aspektach istnieje również struktura.
Nadawca listu biznesowego musi uzasadnić istotność wniosku, ujawnić jego główną treść oraz opisać oczekiwany rezultat w przypadku pozytywnej odpowiedzi.
Formuły mowy bezpośredniej są rzadko używane w listach biznesowych. Głównym celem ostatniej frazy jest wyrażenie szacunku dla adresata i zwyczajowy hołd dla grzeczności. Przykłady fraz końcowych: „najlepsze życzenia”, „pozdrawiam”, „z góry dziękuję za odpowiedź” i inne.
Na końcu listu musi znajdować się osobisty podpis. Zazwyczaj podaje się nazwisko, inicjały i stanowisko nadawcy, a także numery telefonów kontaktowych.
Duże firmy używają podpisów elektronicznych. Jest to specjalny plik z podpisem tekstowym, który jest automatycznie dodawany na końcu każdej litery. Podpis elektroniczny nie powinien przekraczać pięciu do sześciu wierszy i przekraczać siedemdziesięciu znaków.
Ta struktura projektowa dotyczy również listów promocyjnych, listów motywacyjnych i listów z podziękowaniami, a także zawiadomień, oświadczeń, roszczeń i ostrzeżeń.
W przypadku wysyłania dużej ilości informacji w treści listu jest napisane krótkie wsparcie, a pakiet główny jest sporządzany jako osobny załącznik. Jeśli załącznik "dużo" należy o tym ostrzec odbiorcę w liście przewodnim w dopisku.
Odpowiedz na list biznesowy
Zgodnie z zasadami etykiety biznesowej odpowiedź na pismo nie powinna być opóźniona dłużej niż dwa do trzech dni. Jeśli z wielu obiektywnych przyczyn na odpowiedź wymagany jest dłuższy czas, powiadom o tym nadawcę, jest to uważane za dobrą formę i zwiększa wiarygodność firmy.
Pamiętaj o głównej rzeczy - musisz odpowiedzieć na wszystkie e-maile biznesowe, z wyjątkiem oczywistego spamu.
Odpowiadając na listy biznesowe często stosuje się standardowe formuły mowy:
- "Z przykrością informujemy …";
- "Dziękuję Ci za …";
- "Z przyjemnością zapraszamy…";
- „Przypominamy…”;
- "Zgodnie z Państwa prośbą informujemy…" i innych.
Dla wygody możesz utworzyć osobny plik z podobnymi wzorcami mowy. Przechodząc do blanków, znacznie ułatwisz i przyspieszysz pisanie listów biznesowych.
Jeśli list jest ważny i chcesz mieć pewność, że dotarł do adresata, zamów przesyłkę kurierem lub wyślij list polecony (poczta rosyjska). Wiadomość e-mail ma funkcję „Otrzymane powiadomienie”, która automatycznie wysyła potwierdzenie, że wiadomość została wyświetlona.
Jeśli nie ma odpowiedzi na list, zgodnie z etykietą, możesz wykonać dodatkowe połączenie w celu wyjaśnienia sytuacji z korespondencją.
Rodzaje korespondencji biznesowej
Początkowo istnieją dwa rodzaje korespondencji biznesowej: wewnętrzna i zewnętrzna. Korespondencja zewnętrzna to korespondencja wysyłana do odbiorcy zewnętrznego, natomiast korespondencja wewnętrzna jest wykorzystywana w ramach jednej firmy.
Listy biznesowe, zgodnie z ich przeznaczeniem, dzielą się na: zgłoszenia, newslettery, reklamy, zapytania, rekomendacje, propozycje, przypomnienia, reklamacje, zaproszenia i inne.
List - wiadomość zawiera informację, że adresat musi wykonać dowolne zadania w ramach wspólnej sprawy. Takie informacje są istotne i ważne zarówno dla odbiorcy, jak i nadawcy.
Aplikacja – rodzaj korespondencji biznesowej polegający na przesłaniu zapytania w celu uzyskania informacji lub usług. Na przykład wniosek o udział w wydarzeniu.
Prośba – pisemna prośba o uzyskanie interesujących informacji. Żądanie może mieć charakter formalny i wiążący.
List ofertowy zazwyczaj oferuje współpracę lub konkretne usługi i propozycje handlowe. Zazwyczaj takie listy są wysyłane na kilka adresów jednocześnie, można skorzystać z masowych wysyłek.
Zaproszenie - indywidualne zaproszenie na spotkanie lub galę. Przy projektowaniu takiej korespondencji dozwolone jest stosowanie specjalnych formularzy świątecznych lub pocztówek. Najważniejsze jest, aby jasno określić nazwę wydarzenia, adres, godzinę i miejsce spotkania.
List przypominający to wiadomość o wypełnieniu wszelkich zobowiązań: spłacie zadłużenia, dostarczeniu protokołu, przypomnienia o spotkaniu i innych.
Jeżeli jedna ze stron nie spełniła warunków umowy lub naruszyła umowę, poszkodowany może zgłosić roszczenie. Charakterystyczną cechą pisma - roszczeń - jest obecność szczegółowego opisu naruszonych warunków, informacji o ocenie szkody, roszczeń o odszkodowanie za straty lub usunięcie stwierdzonego naruszenia. Często korespondencja ta jest uzupełniana kopiami dokumentów, zdjęciami i świadectwami odbioru.
W listach polecających ocenia się osobę trzecią lub firmę i podaje się ich charakterystykę. Takie komunikaty najczęściej pojawiają się przy ubieganiu się o nowe stanowisko.
Funkcje biznesowej poczty e-mail
W dzisiejszych czasach duży odsetek listów biznesowych wysyłanych jest za pośrednictwem poczty elektronicznej, dlatego zasady etykiety biznesowej formułują również wymagania dotyczące prowadzenia elektronicznej komunikacji biznesowej.
Przeczytaj uważnie adres nadawcy. Powinieneś zostać ostrzeżony wiadomościami o podobnych adresach skrzynek pocztowych: "cupercat" lub "mini - bikini". Oprócz zwykłego spamu wiadomości z takich adresów mogą zawierać wirusy.
Zawsze staraj się, aby temat był krótki i na temat.
Etykieta pozwala zacytować oryginalną wiadomość, dzięki czemu odbiorca może od razu zrozumieć, o co toczy się gra.
Dopuszcza się dołączenie dodatkowych materiałów w załączniku.
Znajomość i stosowanie zasad etykiety w komunikacji biznesowej pomaga nadawcy zdobyć dobrą reputację i pozyskać nowych partnerów.
