Wypis z książki pracy sporządza pracownik służby personalnej organizacji na podstawie pisemnego wniosku pracownika w ciągu trzech dni roboczych. Przepis ten zawarty jest w art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, a także klauzula 7 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, sporządzania formularzy ksiąg pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych przez Rząd Federacji Rosyjskiej z dnia 16.04.2003 r. Nr. 225 „W książkach roboczych”.
Wyciąg jest sporządzany na papierze firmowym organizacji, jeśli taki istnieje, i musi być poświadczony podpisem szefa oraz pieczęcią organizacji. Wyciąg musi zawierać informacje wskazane na stronie tytułowej, a także w działach „Informacje o pracy” i „Informacje o nagrodzeniu”. Wyciąg z zeszytu ćwiczeń jest przekazywany pracownikowi bezpłatnie.
Poświadczając zgodność wyciągu z oryginałem zeszytu ćwiczeń, pod wymaganym „Podpisem” umieszcza się napis certyfikacyjny składający się z następujących elementów: napis „Prawda”; stanowisko osoby poświadczającej; osobisty podpis osoby poświadczającej; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data zapewnienia. Organizacja może użyć specjalnie wykonanej pieczęci z napisem „Poprawnie. Inspektor ds. Zasobów Ludzkich _”lub inny podobny tekst. Ale nawet jeśli jest pieczęć, podpis osoby poświadczającej należy złożyć odręcznie. Pieczęć i podpis upoważnionego urzędnika są dowodem poprawności wyciągu z księgi pracy. Oświadczenie zawiera również datę wystawienia oraz zaznacza się, że oryginał dokumentu znajduje się w danym przedsiębiorstwie, instytucji.
