Sekretarz organizuje, rozdziela i zapewnia czynności szefa. Przede wszystkim jest asystentem w różnych kwestiach organizacyjnych. Taka praca wymaga szybkiego przejścia z jednego rodzaju pracy na inny.
Sekretarz ma wiele obowiązków, ale łączy je wspólny cel: zapewnić menedżerowi maksymalną pomoc w jego pracy i zaoszczędzić czas. Sekretarka musi pracować z dokumentacją, telefonować, faksować, odbierać i dystrybuować połączenia, komunikować się z gośćmi, organizować spotkania, spotkania, podróże służbowe dla kierownictwa.
Obowiązki sekretarza
Często w małych organizacjach sekretarzowi powierza się również funkcje urzędnika. Obejmują one prowadzenie i zarządzanie dokumentami urzędowymi, przygotowywanie dokumentów, organizację ruchu i czynności z nimi, księgowość i przechowywanie.
Jeśli objętość nie jest zbyt duża, odpowiada za to sekretarz. Jeśli wolumeny są bardzo duże, wprowadza się stanowisko urzędnika, co wymaga specjalnego wykształcenia. Główną działalnością sekretarki jest praca ze sprzętem biurowym i dokumentami. Wymagana jest ostrożność i dokładność.
Dominującym punktem staje się znajomość języków obcych. Podczas kompilowania CV obowiązkowe jest wskazanie w nich poziomu zaawansowania.
Edukacja niekoniecznie powinna różnić się pod względem określonej specjalizacji. Niezbędnym warunkiem jest jednak jego istota, związana z umiejętnością analizowania danych, znajdowania podejścia do ludzi.
W cechach osobistych nie jest zbyteczne wspominanie o opanowaniu, organizacji i towarzyskości. Sekretarz jest twarzą firmy. Stanowisko jest dość odpowiedzialne.
Obowiązki obejmują dystrybucję połączeń telefonicznych, spotkania z odwiedzającymi. Powszechnie przyjmuje się, że pracę sekretarską uważa się za początkowy etap drabiny kariery. Ale do takiej trampoliny wymagany jest dość wysoki poziom wykształcenia.
Wygląd sekretarki to wizytówka firmy. Obowiązki mogą ograniczać się wyłącznie do serwowania kawy i odbierania telefonów, ale prawdopodobnie rozszerzą się na formę sporządzania krytycznych dokumentów i organizowania wypoczynku dla kierownictwa i jego rodziny.
Dlatego ważne jest, aby w CV wskazać osiągnięcia. Jest to obowiązkowe, nawet jeśli poprzednim miejscem pracy była pozycja kurierska. Raportowanie osiągnięć daje potencjalnemu pracodawcy zrozumienie, że osoba poszukująca pracy jest dobra w podsumowaniu swojej pracy w miejscu pracy oraz umiejętności podkreślania kluczowych punktów doświadczenia.
Sukcesy
Osiągnięcia są zawsze orientacyjne, ponieważ proaktywni i produktywni pracownicy są przedmiotem zainteresowania każdego pracodawcy. Osiągnięcia najlepiej wskazać za pomocą konkretnych liczb lub faktów.
Wystarczy wymienić kilka kluczowych punktów, ale naprawdę istotnych i ważnych. Umożliwi to podkreślenie najważniejszej rzeczy bez przeciążania sekcji ogromną ilością informacji. Wymieniając główne osiągnięcia, należy podkreślić, jaką korzyść lub korzyść otrzymała firma.
Przykładowo, wskazując sukces, można zakończyć zdanie stwierdzeniem, że wdrożenie obniżyło koszty firmy o określoną liczbę procent. Ważne jest, aby poprawnie opisać swoje osiągnięcia. Nie powinieneś zamieniać swojego CV w pozory opisu stanowiska. Nawet jeśli ten dokument jest traktowany jako podstawa do opisu doświadczenia, warto dokładnie sprawdzić wszystkie sformułowania.
Czasami sukcesy opisuje się w pierwszej osobie. To sformułowanie jest nieco sprzeczne z ogólną koncepcją CV. Lepiej powstrzymać się od ich używania. Wygodniejsze i bardziej uzasadnione są opcje „wdrożono”, „wdrożono strategię… która zapewniła…” i tak dalej.
Możesz odnieść się do swoich najważniejszych sukcesów w liście motywacyjnym wysłanym wraz z CV. Po przeczytaniu takiej wiadomości pracodawca lub menedżer z pewnością zechce zapoznać się z załączonym dokumentem.
Przykłady i rekomendacje
Ich osiągnięcia mogą być nawet w rutynowej pracy. Wśród nich są najbardziej zwycięskie:
- pomyślne przejście kilku kontroli;
- przyspieszenie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie poprzez wprowadzenie i rozwój elektronicznej bazy danych wraz z działem programowania;
- organizacja udanego przejścia dużej firmy z wersji 7.7 „1C: Enterprise” na 8.3;
- zwiększenie efektywności działu planowania poprzez wprowadzenie automatyzacji obliczeń, co zapewniło dwukrotne zmniejszenie kadry ekonomistów.
Ważne jest, aby opisać, co faktycznie zostało osiągnięte. Sukcesu głównego księgowego nie należy przypisywać, jeśli jego obowiązki nie były częścią pełnionych funkcji. A w niektórych przypadkach przy zmianie rodzaju działalności konieczne staje się zbliżenie zwycięstw do nowych zadań rozwoju kariery.
Dorobek zawodowy ukazuje zadania i cele realizowane w toku działań. Mogą być konsekwencją manifestacji niezbędnego zestawu cech. Dla lidera to wiele znaczy.
Tak więc wśród udanych opcji mogą pojawić się:
- koordynowanie pracy najwyższej kadry menedżerskiej firmy;
- przygotowanie umów, niezbędnej dokumentacji do podpisania;
- odbieranie połączeń wraz z ich dystrybucją;
- wysyłanie, odbieranie i rejestrowanie korespondencji;
- spotkania i koordynacja gości;
- pomoc i organizacja imprez firmowych;
- Wsparcie w podróży;
- wsparcie administracyjne szefa;
- zapewnienie wszystkiego, co niezbędne do pełnego funkcjonowania;
- koordynacja działalności usług sprzątających i kurierskich;
- odporność na stres i brak konfliktów, doskonałe umiejętności komunikacyjne;
- przyjemny elegancki wygląd;
- umiejętności posługiwania się sprzętem biurowym;
- umiejętność pracy z informacjami poufnymi;
- posiadanie PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook i innych programów komputerowych do pracy z pocztą e-mail, "Konsultant Plus", Lotus na poziomie zaawansowanego użytkownika.
Przykłady udanych życiorysów obejmują te, które identyfikują i wykonują obowiązki. Sensowne jest również poinformowanie potencjalnego pracodawcy o przyczynach, dla których oficjalne zatrudnienie nie miało miejsca wcześniej.
Znaczenie wskazywania osiągnięć
Wariant pomyślnego wskazania wymaganych cech w świetle wymagań stawianych wnioskodawcy może być następujący:
- organizacja życia biurowego: zamawianie wody, kawy, artykułów piśmiennych, organizacja naprawy sprzętu biurowego, sprzątanie;
- tłumaczenie dokumentacji, w tym technicznej;
- praca ze sprzętem biurowym;
- doradzanie klientom w zakresie usług firmy;
- organizacja spotkań VIP-gości;
- zapewnienie przyjemnego i wygodnego środowiska pracy.
Sensowne jest wskazywanie prawdziwych powodów jako powodów opuszczenia poprzedniego miejsca pracy. Na przykład praca bez oficjalnej rejestracji, na podstawie cywilnej umowy o pracę. Należy dołączyć odpowiedni dokument.
Dopuszcza się następujące opcje: przy rozpatrywaniu propozycji wszelkie obiektywne powody nie doprowadziły do zatrudnienia;
- duże oddalenie miejsca przyszłej pracy od miejsca zamieszkania (dotarcie tam jest niewygodne);
- niespójność obowiązków podanych w ogłoszeniu;
- nieprzejrzyste warunki płatności;
- niezgodność z TC;
- przekwalifikowanie, urlop naukowy, okoliczności rodzinne.
Na liście umiejętności i zdolności zawodowych wskazane są te, które przyczyniają się do osiągnięć. Może to być odbieranie telefonów, rejestrowanie ich z informowaniem kierownika, sporządzanie planu pracy dla szefa, wykonywanie zadań, sporządzanie notatek serwisowych, praca z dowolnymi dokumentami.
Bardzo dobrze wspomnieć o doświadczeniu w wydawaniu pracownikom poleceń od kierownika i monitorowaniu ich realizacji, znajdowaniu kontrahentów do poszczególnych zadań, zapewnianiu miejscu pracy kierownika niezbędnych środków w postaci materiałów biurowych, sprzętu, ułatwiających szybkie rozpatrywanie wniosków i propozycje od pracowników, prowadzenie archiwum akt i dokumentów, zapewnienie ich bezpieczeństwa, przekazywanie do archiwum, organizacja wyjazdów służbowych dla kierownika, zamówienia biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacja hoteli.
Ważną jego częścią są osiągnięcia zawodowe zawarte w CV. Nigdy nie należy tego lekceważyć, pisząc samodzielnie CV i mając nadzieję, że zrobisz pozytywne wrażenie na pracodawcy. Z doświadczenia zawodowego naprawdę wyróżniają swoje zasługi, udział w projektach, realizację dowolnych zadań, zaawansowane szkolenia. Wszelkie osiągnięcia można wyróżnić w dowolnej dziedzinie działalności.
Nie wstydź się trochę komplementować siebie. Pomoże to uczynić CV interesującym dla pracodawcy. Wtedy zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną nie każe Ci czekać.
