Zatwierdzenie projektu na wszystkich poziomach jest warunkiem wstępnym jego pomyślnego rozwoju i dalszej realizacji. Od tego etapu planowania zależy koordynacja wysiłków pracowników i działów w realizacji określonych rodzajów działań projektowych. Na przykład zatwierdzenie od księgowego dostarczy dokładnych informacji o wymaganej wielkości listy płac, z uwzględnieniem wszystkich odliczeń podatkowych, zatwierdzenie od dyrektora programu da korektę celów i zadań projektu. Kiedy więc ten etap należy uwzględnić w rozwoju i realizacji projektu?
Instrukcje
Krok 1
Wstępne zatwierdzenie przyszłego projektu ma na celu zatwierdzenie przez kierownictwo zamiaru rozpoczęcia jego rozwoju. Na tym etapie powinieneś mieć już napisaną podstawę przyszłych działań - trafność, cele i zadania, a także listę oczekiwanych zmian, które będą miały wpływ na Twoją organizację, stałych i potencjalnych klientów. W wyniku wstępnej akceptacji projektu, będziesz miał możliwość poświęcenia określonej ilości czasu pracy na jego finalizację i zaangażowanie w ten proces w miarę potrzeb niezbędnych specjalistów.
Krok 2
Następnym razem projekt jest przedkładany do zatwierdzenia po szczegółowym opracowaniu, kiedy wszystkie sekcje są wyszczególnione, w tym kosztorys i jego uzasadnienie. Wcześniej projekt musi zostać zatwierdzony przez innych pracowników organizacji lub kierowników jej działów, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w jego realizację. Przedłożony do akceptacji projekt musi wskazywać możliwe rezultaty, listę powiązanych ze sobą działań zmierzających do ich osiągnięcia oraz jasno określone uzasadnienie finansowe.
Krok 3
Często po tym zatwierdzeniu projekt może zostać przesłany do rewizji lub w całości do rewizji niektórych jego parametrów. Po uwzględnieniu wszystkich uwag i zaleceń podczas redagowania dokumentacji projektowej, będziesz musiał ponownie przesłać wszystko do zatwierdzenia. I tak dalej, aż projekt zostanie w pełni zatwierdzony.
Krok 4
W trakcie realizacji projektu konieczne jest również wielokrotne przekazanie jego dokumentacji do akceptacji. Zazwyczaj są to miesięczne i tygodniowe plany specjalistów zaangażowanych w projekt, a dodatkowo dokumenty księgowe potwierdzające koszty kosztorysu.
