Tabela personelu jest dokumentem wewnętrznym, który zawiera listę działów strukturalnych oraz liczbę przypisanych do nich jednostek personelu. Jednocześnie dla każdej jednostki kadrowej określa się nazwę stanowiska, specjalność, zawód ze wskazaniem kwalifikacji. Jest to dokument związany z ujednoliconymi formularzami podstawowej dokumentacji księgowej, który jest wypełniany zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-3 i zatwierdzany odpowiednim zleceniem.
Instrukcje
Krok 1
Tabela kadrowa jest opracowywana przez pracowników działu personalnego, księgowości, planowania i działu ekonomicznego lub prawnego w imieniu szefa przedsiębiorstwa. W razie potrzeby odpowiedzialność za jego sporządzenie można przypisać konkretnemu pracownikowi, na temat którego sporządzane jest odrębne zlecenie. Tabela obsady jest nieważna bez jej zatwierdzenia przez odpowiednie zamówienie, o czym świadczy napis na pierwszym arkuszu: „Zatwierdzony przez zamówienie” wskazujący numer i datę zamówienia.
Krok 2
Tabela kadrowa jest zatwierdzana, zwykle na początku roku kalendarzowego i obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca w celu ułatwienia naliczania wynagrodzeń, która zmienia się wraz z jej wprowadzeniem. Na polecenie kierownika zatwierdzane są wszystkie wprowadzone w nim zmiany.
Krok 3
Jeżeli zmiany nie zostały wprowadzone lub były niewielkie, coroczne ponowne zatwierdzenie nie jest wymagane, w takim przypadku wystarczy wystawić jedynie listę zmian jako załącznik do tabeli kadrowej.
Krok 4
Zarządzenie naczelnika zatwierdzającego tabelę obsadową nie może zawierać części ustalającej, ponieważ nie są wymagane żadne wyjaśnienia i dodatkowe podstawy do wprowadzenia tabeli obsadowej. Może zaczynać się od razu od słów „zamawiam”, a tekst wskazuje jedynie, że tabela kadrowa jest zatwierdzana przy tak wielu ludziach i przy takim a takim miesięcznym funduszu płac.
Krok 5
Jeśli istnieją pewne powody, które wymagały wprowadzenia nowej tabeli personelu, to w tym przypadku muszą one znaleźć odzwierciedlenie w części ustalającej zamówienia.
Krok 6
Zamówienie musi być podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa lub osobę upoważnioną do jego podpisania. Daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie tabeli zatrudnienia są zwykle różne. Data jej wprowadzenia, po której weszła w życie, jest zawsze późniejsza niż daty jej sporządzenia i zatwierdzenia.
