Utylizacja dokumentów to bardzo złożony i czasochłonny proces. Z reguły w archiwach organizacji gromadzi się wiele dokumentów, które po upływie terminu przedawnienia należy zutylizować, czyli zniszczyć. Bardzo ważne jest prawidłowe wypełnienie całej dokumentacji związanej z niszczeniem archiwum. Jednym z głównych dokumentów jest ustawa.
Instrukcje
Krok 1
Po pierwsze, należy zauważyć, że przed zniszczeniem dokumentów należy dokonać ich inwentaryzacji, czyli dokładnie sprawdzić wszystkie daty, dostępność i tajność. Są dokumenty, które trzeba nie tylko wyrzucić, ale spalić (lub zniszczyć w niszczarce), aby nie ujawnić tajemnic handlowych.
Krok 2
Pamiętaj o sporządzeniu spisu dokumentacji, która ma zostać usunięta. Wyznacz również, w drodze polecenia, osoby, które zostaną włączone do komisji ekspertów. Wśród nich wyróżnij przewodniczącego odpowiedzialnego za przekazywanie dokumentów do działu księgowości.
Krok 3
Sama ustawa o rozporządzaniu dokumentami, które upłynął termin przedawnienia, nie ma jednolitej formy. Dlatego możesz skomponować go w dowolnej formie.
Krok 4
Najpierw podaj szczegóły organizacji, mogą one znajdować się zarówno w prawym górnym rogu, jak i po lewej stronie. Tutaj podaj nazwę organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi, jednostką strukturalną, danymi bankowymi, adresem i kontaktami.
Krok 5
Nieco poniżej z prawej strony napisz „Akceptuję”, poniżej wskaż kierownika i zostaw pole pod jego podpisem i datą kompilacji.
Krok 6
Poniżej w centrum napisz „Ustawa o przydziale i zniszczeniu dokumentów, które wygasły”. Następnie w poniższym wierszu wskaż podstawę, czyli kolejność (kolejność) głowy. Następnie wymień osoby z komisji ekspertów, podając ich nazwiska i stanowiska.
Krok 7
Następnie napisz coś takiego: „Komisja ekspertów, kierując się (wykaz, inwentarz), przeznaczyła dokumenty do zniszczenia, które utraciły przedawnienie”. Następnie należy wskazać dane w postaci tabeli, która powinna zawierać kolumny takie jak numer seryjny, data dokumentu, tytuł, wyjaśnienie, liczba dokumentów, numer dokumentu w inwentarzu (wykaz).
Krok 8
Po tabeli podsumuj, czyli wskaż liczbę dokumentów do recyklingu. Ponadto akt musi być podpisany przez wszystkich członków komisji. A prezes musi podpisać, że dokumenty w całości zostaną przekazane do recyklingu. Na końcu umieść datę kompilacji i zapieczętuj wszystko niebieską pieczęcią pieczęci organizacji.
