Urzędnicy odpowiedzialni za sporządzanie umów powinni zwracać uwagę na specyfikę stosowania faksymile podpisów. Ignorowanie wymagań prawa w tym zakresie może skutkować kosztami prawnymi i dużymi stratami finansowymi..
Co to jest faksymile podpisu
Faksymile to pieczątka, która wiernie odwzorowuje odręczny podpis danej osoby. Zwykle służy poświadczeniu uprawnień urzędnika. Taka sztuczna reprodukcja podpisu jest uznawana przez prawo cywilne Rosji za kompletny odpowiednik podpisu odręcznego. Jednak dokładne znaczenie terminu „faksimile” nie jest sprecyzowane w prawodawstwie.
Do wykonania poszczególnych dokumentów można z powodzeniem wykorzystać faksymile podpisu - wraz z podpisem własnoręcznym. W niektórych przypadkach korzystanie z faksów jest wyraźnie określone przez prawo. Ale liczba takich sytuacji jest niewielka. Dlatego w praktyce często pojawia się pytanie: kiedy stosowanie tego typu podpisu poświadczającego jest dopuszczalne, a w jakich przypadkach lepiej powstrzymać się od korzystania z faksów?
Moc prawna faksymile podpisu
Co do zasady urzędnik ma prawo posługiwać się faksymile podpisu, jeżeli jest to bezpośrednio przewidziane przez prawo lub odrębną umowę stron transakcji. Ale jeśli mówimy o rejestracji dokumentów podatkowych lub księgowych, wymagane są „żywe” podpisy osób upoważnionych.
Oto przykład. Rosyjskie przepisy podatkowe nie przewidują stosowania faktur opieczętowanych faksymilem. Jest to uważane za naruszenie ustalonej procedury przetwarzania takich dokumentów. Faktura podpisana faksem nie może być podstawą do przyjęcia kwot podatku do odliczenia.
Inna sprawa to transakcje cywilne. Podczas ich tworzenia możesz skorzystać z jednego z rodzajów kopii podpisu. Ale musi to być przewidziane przez prawo lub zapisane w umowie stron.
Sama procedura korzystania z faksów w przepisach nie jest określona. Z tego względu umowa sporządzona przez strony jest podstawą do zawarcia porozumienia w sprawie prawa posługiwania się faksymile podpisu przy zawieraniu umowy.
Porozumienie w sprawie procedury korzystania z kopii podpisu można sporządzić w osobnym dokumencie. Dopuszcza się również umieszczenie takiego warunku w treści głównego dokumentu umowy. Aby podpis faksem był prawnie wiążący, konieczne jest wymienienie dokumentów, które strony uznają za możliwe do podpisania za pomocą faksymile. Sąd przyjmie tak poświadczone umowy jako dowód pisemny.
Wariant jest możliwy, gdy możliwość korzystania z faksów nie jest określona w umowie głównej, ale firma sporządziła dodatkową umowę do tego dokumentu i poświadczyła ją kopią podpisu. Sąd może równie dobrze orzec o niezgodności w tym przypadku z pisemną formą umowy uzupełniającej. Nie będzie uważany za więźnia.
