W ramach swojej działalności wiele przedsiębiorstw wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Wydawałoby się, że nic skomplikowanego - po prostu pracownik poszedł na zadanie i wrócił z niego. Ale nawet tak proste wydarzenie wymaga dość obszernego procesu dokumentowania.
Niezbędny
- - certyfikat podróży
- - przypisanie usługi
- - zamówienie wyjazdu służbowego
- - raport z wyprzedzeniem
- - sprawozdanie z wykonanej pracy
Instrukcje
Krok 1
Wypełnij zadanie dla pracownika, wyszczególniając cel i termin wyjazdu pracownika. Zazwyczaj takie zadanie sporządza kierownik jednostki strukturalnej, w której pracuje pracownik udający się w podróż służbową. Następnie podpisz to zadanie z szefem przedsiębiorstwa, ponieważ to on podejmuje późniejszą decyzję o celowości tej podróży służbowej.
Krok 2
Przygotuj Zamówienie Podróży Pracownika. Zarządzenie takie zazwyczaj wydaje kierownik przedsiębiorstwa, na podstawie przydziału pracy złożonego przez kierownika jednostki strukturalnej. Zapoznać pracownika udającego się w podróż służbową z niniejszym Zamówieniem z podpisem.
Krok 3
Wydaj zaświadczenie o podróży służbowej dla pracownika na podstawie Zlecenia na podróż służbową. Zaświadczenie to wskazuje czas przybycia pracownika do miejsca przeznaczenia i czas jego wyjazdu stamtąd. Zgodnie z tymi znakami, po powrocie pracownika obliczany jest jego rzeczywisty czas spędzony w podróży służbowej i obliczany jest dodatek za przejazd.
Krok 4
Daj pracownikowi zaliczkę na pokrycie kosztów podróży. Takie wydatki obejmują zapłatę diety, podróży, wynajmu zakwaterowania itp. Dzienne wydatki są wypłacane pracownikowi za każdy dzień podróży służbowej, a także za wszystkie dni, które w podróży spędza. Jeżeli pracownik jest wysyłany w podróż służbową na terenie kraju, zaliczka jest wypłacana w walucie krajowej, a jeżeli za granicę, to w walucie kraju, do którego podróżuje.
Krok 5
Sporządź raport z wykonanej pracy na podstawie wyników powrotu pracownika z podróży służbowej. Raport ten pokazuje ilość pracy wykonanej przez pracownika podczas podróży, a także pokazuje rzeczywiste wydatki na podróż, w tym dietę dzienną. Do takiego protokołu dołączane są oryginalne dokumenty, takie jak: bilety na przejazd, rachunki za opłacenie hotelu itp. Następnie, porównując z kwotami przekazanymi pracownikowi w formie zaliczki, koszty są przeliczane: nadwyżki środków są wypłacane lub zwracane są nadwyżki. Pracownik musi zapoznać się z danymi protokołu wykonanej pracy z podpisem.
