Większość organizacji przechowuje dokumenty przez dziesięciolecia. Aby zabezpieczyć swoje papiery przed zgubieniem lub pomarszczeniem, przechowuj je w plastikowych lub pilśniowych teczkach. Zanim to zrobisz, pamiętaj, aby każdemu kontraktowi przypisać własny numer. Ułatwi to znalezienie go w razie potrzeby.
Instrukcje
Krok 1
Aby łatwo znaleźć odpowiednią umowę, zrób księgę rachunkową. Weź gruby, kwadratowy notatnik. Ponumeruj pierwszy arkusz. Podaj numer zabezpieczenia i zapisz go w tym dzienniku. Numer może składać się tylko z cyfr, na przykład 345. Lub mieć litery - 123-ID. Dodatkowo podaj datę zawarcia umowy. Wiersz w czasopiśmie powinien wyglądać następująco: 1. Umowa nr 345-Id z dnia 23.03.2011. W uwagach należy wskazać istotę transakcji, jeśli wymaga tego korporacyjny styl dokumentacji.
Krok 2
Jeśli w organizacji jest więcej niż jedna osoba prawna, przygotuj dla każdej z nich własny dziennik umów. Do oznaczenia używaj konwencjonalnych symboli. Na przykład zapisz dokumenty LLC „Trzy niedźwiedzie” jako 456-TM. I zaznacz kontrakty z OJSC „Wilk i Czerwony Kapturek” 876-VKSH. Liczby powinny trafić do zeszytów w kolejności, aby nie było zamieszania.
Krok 3
Nawet jeśli każdy oddział firmy zajmuje się wykonywaniem i zatwierdzaniem dokumentów, powinna istnieć jedna księga księgowa umów. W przeciwnym razie numery dokumentów będą się powtarzać, co wprowadzi niezgodę do działań firmy. Poinstruuj sekretarkę lub kierownika biura, aby prowadził ten dziennik. Nie dawaj pracownikom pieczęci ani podpisów z dyrektorem generalnym, dopóki nie zostanie mu przydzielony numer identyfikacyjny.
