Negocjacje biznesowe to jeden z głównych elementów współczesnego biznesu. Od ich sukcesu wiele zależy – rozwój firmy, przyciąganie nowych klientów i partnerów oraz oczywiście pensje menedżerów. Im szybciej początkujący pracownik nauczy się prawidłowo zachowywać na ważnych spotkaniach biznesowych, tym szybciej zdobędzie wdzięczność kierownictwa i zdobędzie bilet na sam szczyt drabiny kariery.
Przygotowanie do negocjacji biznesowych: co musisz wiedzieć i zrobić z wyprzedzeniem
Przygotowanie do ważnego spotkania zajmuje doświadczonemu menedżerowi prawie więcej czasu niż same negocjacje. Aby właściwie przeprowadzić rozmowę i zainteresować potencjalnych partnerów i klientów, trzeba nie tylko dobrze wiedzieć, czym zajmuje się własna firma. Bardzo ważne jest zbadanie firmy partnera lub klienta. Musisz dowiedzieć się, czym zajmuje się firma, jaki produkt produkuje, ile ma marek. W rozmowie biznesowej to wszystko jest bardzo ważne.
Przed ważnymi negocjacjami należy przygotować księgę znaku – małą książeczkę, która w barwny sposób opowie o wszystkim, co robi organizacja. Tekstu nie powinno być dużo - tylko najpotrzebniejsze informacje. Lepiej dodać więcej zdjęć - zdjęcia wytwarzanego produktu, wykresy wzrostu zysków itp. Broszura jest potrzebna dla przejrzystości i lepiej jest wyrazić większość informacji słowami.
Oprócz księgi znaku możesz pokazać swoim rozmówcom krótki film o firmie oraz zaproponować prezentację, w której przedstawione zostaną główne zalety współpracy. Po negocjacjach lepiej przekazać wszystkie materiały partnerom lub klientom w formie elektronicznej, aby ponownie mogli się z nimi zapoznać w swoim biurze i bardziej kompetentnie przedstawić kierownictwu temat negocjacji.
Negocjacje: na co się przygotować
Jeśli przygotowanie do spotkania biznesowego zostało przeprowadzone prawidłowo i w odpowiedniej ilości, najprawdopodobniej nie będzie niespodzianek w negocjacjach. Warto jednak przygotować się na to, że potencjalni klienci i partnerzy będą zadawać mało wygodne pytania. Na przykład o współpracy z innymi firmami o wspólnym z nimi profilu. W takim przypadku lepiej ograniczyć się do ogólnych fraz. Ujawnione informacje biznesowe o konkurentach mogą zaszkodzić nie tylko ich firmie, ale także firmie macierzystej. Bardzo łatwo jest stracić klientów i partnerów z powodu nadmiernej gadatliwości.
Jeśli spotkanie biznesowe odbywa się w siedzibie firmy, najpierw przedstawiany jest kraj goszczący. Potem - goście, którzy przybyli na negocjacje. Następnie warto zaproponować herbatę lub kawę, rozdać przygotowane wcześniej materiały i rozpocząć dyskusję na temat spotkania. Pierwszy etap – poznanie firmy, jej usług i produktów – nie musi być opóźniany. Wystarczy 10-15 minut. Następnie, jeśli goście nie mają pytań, możesz przejść bezpośrednio do informacji o możliwych opcjach współpracy.
Jeśli negocjacje się przeciągają, lepiej zrobić sobie przerwę za półtorej godziny. Zaoferuj swoim rozmówcom napoje i przekąski. Po 10-15 minutach możesz kontynuować negocjacje.
Jeśli okaże się, że goście nie są jeszcze zbyt zainteresowani współpracą, poproś ich, aby podzielili się tym, jak postrzegaliby idealne partnerstwo. Następnie postaraj się przedstawić firmę w świetle najkorzystniejszym dla rozmówców. Dialog jest ważną częścią udanych negocjacji. Partnerzy i klienci nie powinni czuć, że wszystko zostało już przesądzone. Trzeba im pokazać, że ich opinia jest niezwykle ważna i bardzo ważna dla udanej współpracy.
Jeśli negocjacje przeciągają się, ale nadal do niczego nie prowadzą, umów się na kolejne spotkanie za półtora tygodnia. Najprawdopodobniej rozmówcy nie mają prawa do samodzielnej decyzji, muszą skonsultować się z kierownictwem. A następnym razem postaraj się, aby do negocjacji przybyli nie tylko menedżerowie, ale także wiodący pracownik, który ma prawo powiedzieć ostateczne „tak” lub „nie”.
Analiza negocjacji
W trakcie negocjacji należy zaznaczyć w zeszycie, które tezy wywołały najbardziej żywą reakcję rozmówców - zarówno pozytywną, jak i negatywną. Pomoże to przeanalizować, na czym skupić się podczas kolejnego spotkania i jak dalej budować współpracę z maksymalnymi korzyściami dla obu firm. W ten sposób można zaoszczędzić cenny czas nie proponując klientowi i partnerowi działań, które są dla niego zupełnie nieinteresujące i skupiając ich uwagę na tym, aby rozmiary owocnej współpracy można było zwiększyć i przynieść niewątpliwe korzyści.
