Czynności administracyjne pracodawcy związane z działalnością zawodową pracowników - zatrudnianie, zwalnianie, udzielanie urlopów, zmiana zakresu pracy, nakładanie kary lub ogłaszanie wdzięczności - są sformalizowane przez zarządzenia kierownictwa. Do prawidłowego zarządzania przepływem pracy personelu konieczne jest umiejętne sporządzanie, przechowywanie i uwzględnianie zamówień.
Instrukcje
Krok 1
Zidentyfikuj osobę w organizacji, która będzie odpowiedzialna za obsługę, przechowywanie i rejestrowanie dokumentacji personelu. Może to być kierownik działu personalnego lub pracownik służby personalnej, a także sam szef firmy. Utwórz zlecenie przypisania obowiązków pracownikowi, uwzględnij je w opisie stanowiska, zapoznaj osobę upoważnioną z wizytą.
Krok 2
Przygotuj księgi do rejestracji zamówień dla personelu i głównych czynności. Dokonać następujących wpisów w rejestrze zamówień: - numery seryjne i daty znaków;
- numery seryjne zamówień;
- stanowiska i nazwiska osób zatwierdzających projekt;
- podsumowanie zamówień Ściśle przestrzegaj procedury nadania numeru seryjnego każdemu kolejnemu zamówieniu, nie pomijaj rekordów i nie wstawiaj brakujących numerów Podczas dokonywania zmian wykonuj czynności podobne do korekt w skoroszytach: nie usuwaj, nie usuwaj lub zamalować nieprawidłowe zapisy. Napisz "wpis z _ (dzień, miesiąc, rok) numer _ (numer porządkowy wpisu) jest nieprawidłowy" i poniżej zanotuj wprowadzone poprawki.
Krok 3
Wyznacz miejsce do przechowywania formularzy i gotowych kopii. Należy pamiętać, że zamówienia są dokumentami wewnętrznymi, muszą być przechowywane poza zasięgiem wścibskich oczu. Aby zapoznać się z treścią zamówień, zaproś pracowników bezpośrednio do obsługi personalnej lub działu personalnego, pozwól im przestudiować tekst i złóż podpisy tylko w obecności osoby odpowiedzialnej za obsługę i przechowywanie zamówień. Jako najlepsze miejsce do przechowywania tak ważnych dokumentów użyj szafki bezpiecznej lub ognioodpornej, wtedy niezawodnie zabezpieczysz nienaruszalność zamówień i formy ścisłej odpowiedzialności.
Krok 4
Zgodnie z rozkazami Archiwów Rosyjskich zachowaj rozkazy w organizacji przez wymaganą liczbę lat, a po upływie tego okresu dokończ przekazywanie spraw do archiwum.
